Документальное оформление передачи дел главного бухгалтера при увольнении: образец акта и порядок составления

Перед увольнением принято приводить в порядок все текущие дела, подготавливая место к приходу нового специалиста. В отличие от большей части сотрудников, которым достаточно выбросить лишний мусор из ящиков стола и забрать личные вещи, передача дел между бухгалтерами должна быть оформлена документально, иногда с участием комиссии.

Показать содержание

• Обязательно ли составлять при расторжении трудового договора?
С рядовым работником бухгалтерии     С главбухом    
• Есть ли единый вариант?
• Содержание и требования к оформлению
• Когда и кем заверяется?

Обязательно ли составлять при расторжении трудового договора?

Трудовое законодательство не содержит нормы, которая бы обязывала составлять акт приема-передачи дел перед увольнением работника бухгалтерии или сменой главы данной службы. Скорее, процедура ознакомления с документацией под подпись стала горькой необходимостью, основанной на практике проведения проверок и расследования уголовных дел.

Случается, что порядок действий при увольнении бухгалтеров прописывается в трудовом договоре или внутреннем положении о документообороте на предприятии.

С рядовым работником бухгалтерии

При увольнении рядового бухгалтера, которому в соответствии с его должностной инструкцией предписано вести первичный учет по одному или нескольким счетам, акт будет также полезен, как при расчете главбуха. Ведь в ведении даже обычного счетовода могут быть важные документы, оригиналы актов, накладных, сверок и прочее. Если бухгалтер при этом выполняет функции кассира, то актом можно передать и наличные средства.

В данном случае контроль за передачей документов и ценностей является обязанностью главного бухгалтера. Это полезно еще и тем, что поможет избежать спекуляций, связанных с ложной утерей бумаг прежним работником или заявлениями об отсутствии информации о состоянии дел по участку.

С главбухом

Когда уходит главбух, актуальность акта передачи дел возрастает в разы. В данном случае заинтересованных сторон три: уходящий главбух, его преемник и первый руководитель. Даже если директор не посчитал нужным организовать нормальный процесс смены специалистов, составить акт и провести инвентаризацию дел в бухгалтерии имеют право сами наемные работники. Этот документ, если он будет подписан двумя людьми, может быть принят в качестве доказательства виновных действий или невиновности бывшего сотрудника.

Если акт передачи дел не спешит оформлять ни руководитель, ни бывший главбух, новому главе финансовой службы предприятия имеет смысл инициировать внеочередную инвентаризацию, хотя бы в пределах бухгалтерии. С ее результатами, особенно если обнаружились ошибки или нарушения, нужно срочно ознакомить руководителя.

Практические советы по правильному оформлению передачи дел при увольнении главбуха вы найдете в отдельной статье, а здесь мы рассказывали об ответственности главного и рядового бухгалтера после увольнения.

Есть ли единый вариант?

Законодательство не содержит даже примерной типовой формы акта приема-передачи дел между бухгалтерами, поскольку каждый отдельный случай слишком специфичен. При этом работодателю предоставлена полная свобода в составлении собственных бланков в пределах документооборота одной организации. Есть только ряд рекомендаций и требований к оформлению первичной и организационной документации, ГОСТ 7.0.97-2016.

Форма акта может быть разработана индивидуально для предприятия или взята за образец «со стороны», но обязательно должна быть утверждена в локальном акте (приказом для текущего момента или заблаговременно разработана в положении о документообороте в компании).

Содержание и требования к оформлению

Передача дел должна происходить в присутствии всех лиц, перечисленных в приказе об организации процесса. Если в нем сказано, что для этого создается комиссия, то участвовать должны все ее члены.
Руководствуясь типовыми требованиями к оформлению документов на предприятии, акт о передаче дел должен включать в себя следующие разделы и обязательные упоминания о некоторых фактах:

1. Общие сведения – «шапка» акта, реквизиты предприятия, заглавие документа, дата и место составления, номер документа.
2. Индивидуализация – перечисление ответственных лиц (принимающего и передающего дела) или состав комиссии (ФИО, должность), причин составления акта, указание даты и номера приказа, на основании которого проводят передачу.
3. Перечень вопросов и документов – основной информационный раздел акта, в котором описываются все нюансы ведения и состояние учета на текущий момент. Если список документов слишком велик, его можно оформить в виде приложения к акту передачи.
4. Замечания – все несоответствия или недоработки можно отметить как примечание к каждой позиции передачи дел, а можно сделать отдельным блоком. Если проблем в ходе работы не обнаружено, то это также лучше зафиксировать в акте.
5. Подписи и приложения – все перечисленные в первом разделе лица должны поставить свою подпись и дату ознакомления в качестве согласия с результатами проверки. Если кто-то из членов комиссии хочет внести существенное замечание, то сделать это можно в самом акте или путем отказа от подписи.

• Скачать бланк акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера
• Скачать образец акта передачи дел главного бухгалтера при увольнении

В перечне передаваемых документов нужно указывать не только наименования, но и количество единиц (листов), а также период, за который они составлены.

Когда и кем заверяется?

Собственноручная подпись под актом должна быть получена от каждого, кто перечислен в приказе об организации передачи дел:

• директора;
• принимающего лица и передающего специалиста;
• привлекаемых материально-ответственных лиц и членов комиссии.

От директора может потребоваться подпись сразу в нескольких местах: при утверждении формы документа, под актом и в случае, если какая-то часть бумаг передается ему лично.

Принимающий специалист должен поставить автограф в конце документа, а если есть приложения, то и под ними. Оттиск печати предприятия ставится только в «шапке», где есть раздел «Утверждаю». Когда первичка и ценности передаются нескольким работникам, то лучше составить на каждого сотрудника отдельный акт или расписать каждую позицию поименно (напротив соответствующей графы).

Как бы долго ни готовилась передача дел, вопросы к бывшему работнику все равно возникают в большинстве случаев увольнения главбуха. Однако, имея на руках копию акта, бывший сотрудник и руководитель будут уверены, что новый специалист не попробует списать свои неудачи на прежнего исполнителя.