Все про аренду квартиры в командировке: подтверждающие документы и как правильно их оформлять
Поездка в другой город или даже страну по работе требует не только выполнения исходной профессиональной задачи, но учета расходов, связанных с проживанием. Основную их часть составляет аренда жилья для сотрудника. Как это происходит?
Что делать, чтобы не пришлось оплачивать съемное жилье из своего кармана? Эти вопросы обоснованно беспокоят работников, которые отправляются в командировку.
Показать содержание
- Варианты жилья
- Документы, подтверждающие расходы
- Что делать, если их нет?
- Аренда квартиры у частного лица
- Нужно ли удержать НДФЛ из доходов сотрудника?
- Заключение
Варианты жилья
Справка! Крупные фирмы регулируют такие вопросы заранее, не вовлекая в процесс самого работника.В этом случае принимающая сторона встречает и заселяет гостя в подготовленное жилье. Но это довольно редкое явление. Чаще все-таки жилье приходиться искать самому командированному работнику.
Какие варианты имеют место быть:
- Гостиница. Можно забронировать номер заранее
Не стоит переживать об уборке и прочем обустройстве. Но такой вариант не всегда обрадует работодателя ввиду своей высокой цены. Однако будет удобен для краткосрочной командировки, когда необходимо пробыть в городе считанные сутки.
- Хостел. Популярное явление в последние годы.
По сути это ночлежки, где в общей комнате есть койко-место. Возможно, такой вариант не испугает молодого сотрудника для пребывания на ночь-две. Но для серьезного делового человека, как и для серьезной фирмы, которую он представляет, такое жилье не подойдет.
- Посуточная аренда квартиры.
Наверное, самый удачный вариант, как в плане удобства, так и цены. Обойдется дешевле, чем номер в гостинице, а отсутствие горничных компенсирует наличие собственной кухни.
Документы, подтверждающие расходы
Для того чтобы отчитаться по возвращению перед начальством в лице бухгалтера, необходимо сохранить платежные документы, которые заверят расходы по найму жилого помещения:
- Гостиница ведет свою документацию и может предоставить счет за проживание в виде справки.
- В хостеле можно получить кассовый чек.
- Если квартира была взята в аренду, то обязательно составляют стандартный договор по найму, копия которого может стать подтверждающим документом. Если квартира была найдена и оформлен договор найма через агентство (риелтора), то это агентство и выдает подтверждающие документы, куда также включает статью расходов за свои услуги. Об особенностях заключения договора найма на краткий срок мы рассказывали тут.
На фото вы можете видеть как выглядит справка о проживании в гостинице:
- Скачать образец договора с риелторским агенством на оказание услуг по аренде квартиры
- Скачать образец акта об оказании риелторских услуг по подбору квартиры для аренды
Любая подделка отчетных документов может стать поводом привлечения к уголовной ответственности в соответствии со статьей 159 УК РФ о мошенничестве.
Что делать, если их нет?
Случиться может всякое, представим ситуацию, что у командированного специалиста не оказалось подтверждения о затратах на проживание. Не все еще потеряно.
Внимание! В ситуации, когда нет чека, нужно отстаивать свою позицию перед начальством, аргументируя это тем, что где-то человек все-таки жил, а организация жилье ему не предоставляла.Возместить могут, но скорее всего, сумма будет отличаться от реальной. Если работник и дальше планирует трудиться в этой, то лучше согласиться на то, что дают, а в следующий раз так не ошибаться.
Если же сумма серьезная, а работать далее в этой организации человек не собирается, то в принципе можно обратиться в суд, предоставив данные по средним расценкам на аренду жилья этого города от специализированных агентств. Но здесь нет никакой гарантии на положительный результат, так как суд требует подтверждений и доказательств, которых как раз и нет.
Аренда квартиры у частного лица
Далеко не везде есть агентства и риелторы, которые решат проблемы с поиском и оформлением квартиры. Тогда можно найти наймодателя по объявлению и заключить с ним сделку по съему квартиры без участия посредников (о том, как снять квартиру, чтобы вас не обманули, мы рассказывали здесь).
Какой договор заключать?
В простой письменной форме либо на стандартном печатном бланке стороны заключают договор найма жилого помещения. В договоре указывают:
- Личные данные обоих участников с реквизитами паспортов.
- Предмет договора – найм квартиры.
- Адрес жилого помещения, его определяющие характеристики.
- Права и обязанности (стандартные).
- Стоимость.
- Срок действия.
- Дата оформления.
- Подписи сторон.
- Скачать бланк договора посуточного найма жилого помещения
- Скачать образец договора посуточного найма жилого помещения
Важно! Должно быть 2 экземпляра для каждого участника сделки.Что для этого требуется?
Чтобы оформить сделку по найму нужны только паспорта. Однако для собственной уверенности наниматель вправе попросить для ознакомления документы, подтверждающие права собственника, и выписку или справку о зарегистрированных жильцах. Как правило, искушенный арендодатель всегда имеет подобные документы при себе (о том, какие документы нужны от арендодателя при найме жилья, а также о правах и обязанностях этой стороны сделки, говорится тут).
О документах для найма квартиры от нанимателя и наймодателя вы можете прочитать здесь.
Как оплачивать?
Деньги отдают после подписания договора, но только с предоставлением расписки о получении денежных средств.
Написать расписку должен наймодатель, указав:
- Свои данные с реквизитами паспорта и адресом прописки.
- Получил от… Указывают те же данные нанимателя.
- Сумма.
- За что получил деньги.
- Дата и подписи обоих участников.
- Скачать бланк расписки о получении денежных средств
- Скачать образец расписки о получении денежных средств
О тонкостях оформления платы по договору найма жилья узнаете здесь, а в этой статье вы можете прочитать о способах оплаты и найти график платежей.
Что нужно сдать в бухгалтерию?
В бухгалтерию предоставляют всего 3 документа:
- Приказ директора о направлении со служебным заданием в такой-то населенный пункт.
- Договор найма жилья.
- Расписка о получении денег от наймодателя.
Скачать образец приказа о направлении в командировку со служебным заданием
Обратите внимание! Если бухгалтер требует чего-то еще, то это неправомерно, таких документов будет вполне достаточно.Нужно ли удержать НДФЛ из доходов сотрудника?
В пункте 3 статьи 217 налогового кодекса говорится о том, что ни страховые взносы, ни НДФЛ не взыскиваются с расходов на наем жилья работником в командировке, которые были возмещены работодателем, если суммы не превышают установленных норм:
- Командировка в населенный пункт на территории РФ – не более 700 рублей за сутки.
- Проживание за границей – не более 2500 рублей за сутки.
Если же отчетных документов работник не предоставил, то учитывают сумму, которую возместил работодатель и количество дней в другом городе. Путем несложных расчетов можно понять, какая сумма получается на день, если она не превышает указанных норм, то налог начислять не нужно.
Также предлагаем вам ознакомиться и с нюансами:Заключение
Для того чтобы не остаться в минусе после командировки, первое, что нужно сделать, это поговорить с работодателем. Необходимо до поездки выяснить, на какие расходы рассчитывает начальство, иначе можно попасть в немилость за непомерные траты. Узнать примерную стоимость аренды жилья в том городе, куда предстоит ехать. Самое главное, сохранить документы, которые прямо подтверждают передачу денег и предмет договора.
Отправляют на учёбу в другой город. Там за гостиницу платить дорого а в бухгалтерии сказали что свыше чем дали не оплатят,а этих денег хватит только на половину месяца. Если я сниму комнату по договору,не заставят меня вернуть выданные на жильё деньги?
Доброго времени суток, если Вас отправляет на учебу работодатель, то именно он и должен позаботиться о Вашем пребывании в другом городе. Дополнять мнения коллег думаю не стоит, разве что:свяжитесь с непосредственным руководителем, пусть он решает вопрос с формой отчетности для бухгалтерии. В конце концов проф.переподготовка – желание не сотрудника, а руководства. Изучите абзац 5 статьи 196 ТК РФ,
Вам надо снимать квартиру только у индивидуального предпринимателя или у фирмы, которые дают первичные документы: договор аренды комнаты или квартиры и кассовый чек или, на худой конец, бланк строгой отчетности. У частников лучше не снимать, могут быть проблемы с бухгалтерией, или лучше заранее обсудить.
Лучше это согласовать с бухгалтерией. Не везде согласны оплачивать съём частной квартиры, и везде разные требования к отчетным документам. Однако если сдатчик квартиры имеет ИП и выдает банки строгой отчетности или чеки плюс договор аренды, то проблем быть не должно, это де-факто гостиница.
Здравствуйте! Скажите, пожалуйста,если я направлена в командировку на учёбу своей организацией, могу ли я для отчета в бухгалтерию предоставить договор найма жилья и расписку с физическим лицом?
Доброго времени суток! Если Вы внимательно читали статью, то могли увидеть ответ на свой вопрос. Вы не ,обязаны обращаться в агентства по недвижимости, можете заключить договор напрямую с собственником. Плюс для работодателя в том, что не придется возмещать Вам за комиссию агентства.