Каковы этапы приема на работу нового сотрудника и по каким причинам могут отказать в трудоустройстве?

Время на чтение: 7 минут Добавить в закладки

Трудоустройство новых работников считается стандартным процессом и не вызывает особых сложностей для работников кадровой службы. При этом используется определённая схема, которой необходимо обязательно придерживаться.

Если будет упущен хоть один нюанс, то это может привлечь внимание со стороны правоохранительных органов и других уполномоченных инстанций. О порядке и условиях оформления новых сотрудников в организацию читайте далее.

Показать содержание
Что такое процесс трудоустройства?
Кто принимает решение?
Какие могут быть основания?
Этапы процедуры
Получение необходимых документов Кто направляется на медосмотр? Составление заявления Ознакомление сотрудника с внутренней документацией компании Подписание трудового договора Заключение договора материальной ответственности Издание приказа Запись в трудовой книжке Внесение данных в особую книгу учета Личная карточка Уведомление военного комиссариата Дата начала деловых отношений
Что понимают под дискриминацией?
В чём заключается ответственность нанимателя?
Причины отказа
Инструктаж
Полезное видео

Что такое процесс трудоустройства?

Справка. Процесс трудоустройства – это механизм набора нового персонала в результате успешно пройденного собеседования.

Таковое определение данного понятия. Процедура приема на работу подтверждается в документальном виде: при этом пишется заявление, составляется и подписывается трудовой договор, заполняется личное дело каждого работника, а также оформляется ряд других документов, которые необходимы для того, чтобы человек приступил к рабочей деятельности.

Кто принимает решение?

Отбором кандидатов на открытые вакантные места занимается специалист или группа специалистов отдела кадров. Проводятся многочисленные собеседования, на которых могут присутствовать руководители подразделений, а также директор компании.

В конечном итоге на завершающем этапе проведённых собеседований решение о приёме на работу принимает руководитель организации. В крупных компаниях эту функцию может выполнять руководитель структурного подразделения.

Какие могут быть основания?

Важно! Основанием для трудоустройства и издания соответствующего приказа является составленный и подписанный трудовой договор.

Существует ошибочное мнение, что если кандидат не напишет заявление, то его не примут на работу. Это мнение является неправильным.

Согласно действующему трудовому законодательству написание заявления на прием не является обязательным. Однако оно необходимо работникам кадрового отдела для прикрепления в личную карточку трудящегося.

Обоснование принятия на работу нового сотрудника вы теперь знаете.

Ниже найдете пошаговую инструкцию по приему на работу новых сотрудников с описанием и образцами оформляемых документов.

Этапы процедуры

Все организации при трудоустройстве новых лиц обязаны провести аттестацию рабочих мест. Аттестация предполагает проверку условий труда на рабочих местах и главная цель такой проверки заключается в выявлении вредных и опасных факторов, а также устранение их в скором времени.

Так как же правильно оформить нового сотрудника, в какой последовательности это нужно делать?

Получение необходимых документов

Внимание! Важным моментом при трудоустройстве является получение и анализ документации, которые предоставляет кандидат специалисту кадрового отдела.

Согласно статье 65 ТК РФ, из обязательных документов при трудоустройстве требуют:

Паспорт гражданина РФ.
СНИЛС.
Трудовой договор, который подписывается позже.

Что ещё нужно? Необязательными при приеме на работу считаются следующие документы:

Трудовая книга.
Медицинская книга.
Справка о наличии или отсутствии судимости.
Документы, подтверждающие образование кандидата (дипломы, аттестаты, удостоверения).
Документы воинского учёта.
Характеристика с предыдущего места работы.
Справки о доходах с предыдущих мест работы.
Справка о составе семьи.
Другие документы, которые имеют отношение к работе (водительское удостоверение, разрешение на хранение оружия и т. д.)
ИНН.
Медицинская справка первичного осмотра.

Хоть эти документы согласно законодательству являются не обязательными для предъявления, работодатель при необходимости имеет полное право их запросить у любого кандидата.

Кто направляется на медосмотр?

Справка. В регламент принятия сотрудника может входить также прохождение медосмотра.

Это прописано в статье 69 ТК РФ. Под медосмотром понимается обследование состояния здоровья человека сотрудниками медицинского учреждения. Полученные медработником данные анализируются, и после этого на руки человек получает заключение.

Статья 69 ТК РФ. Медицинский осмотр при заключении трудового договора

Обязательному предварительному медицинскому осмотру при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Пройти медосмотр в обязательном порядке должны следующие граждане:

Несовершеннолетние граждане (о приеме на работу несовершеннолетних граждан мы писали тут).
Лица, работающие в сфере питания, торговли, а также те, которые указаны в статье 213 ТК РФ.
Граждане, которые работают вахтой (статья 298 ТК РФ).
Лица, занимающие должности на опасных производствах (статья 213 ТК РФ).

А что ещё по действующему российскому законодательству входит в обязательный алгоритм процедур при официальном приеме на работу в компанию нового сотрудника?

Составление заявления

Заявление не является обязательным документом. Однако для занесения информации в личное дело работника, специалисты кадровой службы просят заполнить заявление с просьбой принять на работу. Заявление содержит следующие реквизиты:

ФИО и адрес работника.
ФИО руководителя.
Название документа.
Просьбу о принятии в компанию на определённую должность.
Дату и подпись потенциального сотрудника.

Каков следующий этап в технологии принятия работника?

Ознакомление сотрудника с внутренней документацией компании

Важно! Процедура ознакомления новых работников с внутренними документами предприятия нигде не регламентирована.

Работодатели по собственному желанию знакомят будущих трудящихся с необходимыми внутренними документами.

После ознакомления со всеми нормативными внутренними актами сотрудник проставляет подпись и дату. Лист ознакомления прикладывается к трудовому договору. Происходит знакомство сотрудника со следующими документами:

Регламенты по охране и безопасности труда.
Утвержденная должностная инструкция.
Внутренняя политика предприятия.
Регламент по информационной безопасности.
Положение о премировании сотрудников предприятия.
Материальная ответственность.
Регламент по документообороту.
Регламент по обработке и хранению персональных данных штатных работников.
Другие нормативные акты, предусмотренные в конкретной организации.

Подписание трудового договора

Внимание! Трудовой договор составляется в двойном экземпляре и является обязательным документом, который подтверждает деловые отношения нанимателя и работника.

Документ содержит права и обязанности сторон и имеет юридическую силу.

В соглашении обязательно должно быть указано, сколько месяцев будет длиться испытательный срок. Кроме этой информации, трудовой договор должен включать следующее:

Сумму оплаты труда.
Срок действия договора.
Название должности, отдела.
Данные нанимателя и работника.
График работы.

Заключение договора материальной ответственности

В отдельных ситуациях при определённой должности требуется составление и подписание соглашения о материальной ответственности. Перечень Минтруда чётко регламентирует все должности, которые подразумевают материальную ответственность.

Часто специалисты кадрового отдела по неизвестным причинам выдают на подпись соглашения о материальной ответственности всем вновь принятым сотрудникам, не делая исключений, и не принимая во внимание предписание закона. В данном случае все подписанные документы будут считаться ничтожными.

Издание приказа

Важно! Создание приказа – это непременный атрибут системы принятия сотрудника на работу.

Документ должен быть сформирован в обязательном порядке. Документ имеет две формы Т-1 и Т-1а. Приказ состоит из следующих реквизитов:

Наименования документа, номера и даты.
Фамилии, имени и отчества принятого сотрудника.
Его должности и отдела.
Величины оклада, основания и даты трудоустройства.
Полного названия организации и продолжительности установленного испытательного срока.
Собственноручные подписи директора и сотрудника.

Запись в трудовой книжке

Сведения о поступлении человека на определённую должность должны быть зафиксированы в трудовой книге не позднее пяти рабочих дней, начиная со дня фактического трудоустройства.

Запись в книжке включает в себя следующую информацию:

Дата приёма, подразделение, должность.
Основание для трудоустройства.
Печать компании.

Фото примера записи в трудовой книжке о приеме на работу:

Внесение данных в особую книгу учета

Внимание! После передачи трудовой книги работником нанимателю, второй обязан сделать соответствующую запись в специальной книге учёта.

Данные, которые должны отражаться в книге учета, следующие:

Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки.
Должность.
Подразделение или название отдела.
Серия, номер трудовой книги.
Серия и номер вкладыша.
Подпись ответственного лица, принявшего книжку.

Фото примера учетной книги:

Личная карточка

Личная карта работника имеет установленную форму бланка – Т2, которая отражает все персональные данные работника. В личное дело заносятся следующие сведения:

ФИО, дата и место рождения работника.
Данные документа, удостоверяющего личность.
ИНН и данные СНИЛС.
Информация об образовании.
Должность.
Воинская обязанность.

Информация в личном деле должна по необходимости обновляться при появлении новых данных. Все переводы, награды, поощрения, отпуска и изменения персональных данных должны быть отражены в карточке сотрудника.

Уведомление военного комиссариата

Справка. Постановление Правительства №719 чётко разъясняет, что наниматель обязан информировать военный комиссариат о всех работниках, которые подлежат воинскому учёту.

Уведомление в военкомат содержит следующую информацию:

Должность и ФИО трудящегося.
Дату рождения.
Адрес по прописке.
Воинское звание.
Дата трудоустройства.
Адрес регистрации организации, и её полное название.
Печать и визы уполномоченных лиц.

Данные должны быть переданы не позднее 10 рабочих дней.

Дата начала деловых отношений

Отношения начинаются с момента подписания соответствующего договора, однако датой приёма считается тот день, который указан в договоре, как дата начала выполнения трудовых обязанностей.

Если этой информации нет в договоре, то датой приёма является следующий день после подписания трудового договора. Например, если договор подписали 10 ноября, то человек должен приступать к работе с 11 ноября.

Теперь вам известна пошаговая инструкция по принятию новых работников.

Что понимают под дискриминацией?

Важно! Дискриминацией является отказ нанимателя трудоустраивать кандидата на основании определённых качеств.

К дискриминационным качествам относятся:

Расовая принадлежность.
Семейное положение.
Инвалидность (об особенностях при приеме на работу инвалидов рассказано здесь).
Инфекционные заболевания, такие как ВИЧ инфекция.
Пол кандидата.
Сексуальная ориентация кандидата.
И многие другие.

Отказ в приёме на работу может быть только на основании недостатка необходимых знаний, опыта или образования. Все остальные основания являются нарушением.

Однако некоторые виды дискриминации регламентируются законом (к примеру, по возрасту), но для определённых видов работ. В этом случае отказ в приёме на работу будет законным.

В чём заключается ответственность нанимателя?

Если будет доказан факт дискриминации, работодатель будет обязан выплатить штраф. Юридические лица оплатят санкции в размере до 15000 рублей, а индивидуальные предприниматели до 5000 рублей (о том, как правильно оформить прием сотрудника на работу к ИП, говорится в отдельной статье). Стоит сказать, что штраф может быть назначен за каждое некорректное объявление.

Причины отказа

Каковы действия работодателя, если он отказывает кандидату? Работодатель должен дать письменное разъяснение факта отказа, а единственным законным основанием в приеме на работу является несоответствие деловых качеств.

Все остальные основания являются незаконными. Формируя отказ в письменном виде, наниматель обязан мотивировать установленными для должности требованиями.

Показателями пригодности к работе являются следующие критерии:

Уровень образования.
Опыт работы по профилю.
Стаж работы.

Подробнее о мотивированном и необоснованном отказе в приеме на работу читайте здесь.

Инструктаж

Важно! Работодатель обязан ознакомить работника под роспись с условиями работы на своём рабочем месте.

Цель такого инструктажа – обучение персонала правильному и безопасному поведению в аварийной ситуации.

Инструктаж осуществляется на основании таких документов, как:

приказ МЧС №645 от 12.12.2007 года (пожарный инструктаж);
постановления Минобразования №29;
ПП Минтруда №1;
Госстандарт СССР (охрана труда).

Теперь вам известно об общих правилах принятия новых работников, а также о документах, нужных для оформления сотрудников на рабочее место. Подводя итоги, можно отметить, что процесс трудоустройства достаточно трудоёмкий.

И кадровикам, и работодателям, и людям, устраивающимся на работу, будет полезно прочитать следующие наши статьи: