Что представляет собой журнал регистрации договоров о материальной ответственности: образец для заполнения

Факт вменения ответственности за хранение материальных ценностей и распоряжения ими со стороны сотрудника организации регулируется специальным договором сторон. Этот договор требуется зарегистрировать в соответствующем журнале.

О том, какие рабочие моменты оговариваются в этом договоре, как правильно оформляется документ и как правильно заполнять в нем поля, мы подробно рассмотрим в нашей статье далее.

Показать содержание

• Что такое журнал регистрации договоров о материальной ответственности и зачем он нужен?
• Что в нём оговаривается?
• Где взять документ?
• Как правильно оформить?
Как заполнять поля: полная разборка записей    
• Заключение

Что такое журнал регистрации договоров о материальной ответственности и зачем он нужен?

Договор о вменении лицу ответственности за переданные актом ценности заключается после подписания трудового договора, при условии, что его должность входит в специальный реестр работ, утверждённый Постановлением Минтруда от 31.12.02 г., за №85. После заключения требуется регистрация договора в соответствующем документе.

Только при регистрации подписанному сторонами договору присваивается уникальный номер, входящий в состав реквизитов. Без присвоенного номера, реквизиты любого контракта окажутся неправоспособными.

То есть, для того чтобы формально удостоверить факт составления и заключения договора о материальной ответственности, требуется вписать сведения о данном правовом действии в специальный журнал. Здесь регистрируется каждый договор такого типа.

Это необходимо для того, чтобы впоследствии при возникновении разногласий, или в иных ситуациях, работодатель смог не только проверить и выявить факт заключения договора, но и удостоверить его перед контролирующими или надзирающими инстанциями, но и перед судом.

Для работника регистрация документа играет не менее важную роль.  Если документ не прошёл регистрацию – сотрудник вправе оспорить вмененную ему материальную ответственность в полном объёме.

Журнал имеет вид тетради форматом А-4. На внешней стороне обложки указывается наименование журнала, из которого следует, что он предназначен для регистрации договоров о материальной ответственности.

Журнал обязательно должен быть:

• прошитым суровой нитью;
• опломбированным сургучом или индикаторной пломбой;
• удостоверенным работодателем.

Внутри расположены графы, которые заполняются по мере заключения договоров с вновь принятыми сотрудниками. Обложка у журнала мягкая. Общий объём – 64 пронумерованных страницы или 34 листа.

Что в нём оговаривается?

В заключённом договоре о вменении ответственности за имущество, оговаривается бережное отношение к вверенным ценностям со стороны работника или коллектива. А при условии намеренного или случайного уничтожения материальных ценностей (части таковых) работодатель вправе взыскать с контрагента договора ущерб в полном объёме (о том, что такое полная материальная ответственность и как составить соответствующий договор, читайте в нашем материале).

При регистрации данное право работодателя фиксируется в соответствующей строке под определённым порядковым номером. Кроме этого здесь оговаривается вид ответственности, которая может быть:

1. индивидуальной;
2. коллективной.

Коллективный вид полномочий так же определяется как бригадный и возникает на базисе применения норм статьи 245 ТК РФ. Это указание при регистрации обязательно, так как на этом фоне формируется прецедент для взыскания в случае недоимки товара или денежных средств.

Важно определить заведомо распределение объёмов ответственности между различными категориями работников. Например, при равном доступе к имуществу она распределяется солидарно, по числу членов бригады.

Кроме этого, в графы вносят сведения следующего характера:

• порядковый номер записи;
• дата регистрации;
• номер, присвоенный договору;
• вид ответственности;
• фамилия, имя, отчество сотрудника, получившего статус материально ответственного;
• его должность.

Титульный лист обязательно содержит реквизиты работодателя:

1. индивидуального предпринимателя;
2. юридического лица, с ограниченным видом ответственности;
3. некоммерческого предприятия;
4. государственного бюджетного учреждения.

Однако от формы собственности, установленной в организации, правила и нормы оформления и заполнения журнала не изменяются. Они имеют базовые характеристики.

Где взять документ?

Журнал заполняется на чистом бланке, в который вносятся сведения, требующиеся для оформления обложки. Приобрести бланк журнала можно несколькими способами, в том числе:

• купить в специализированном магазине;
• заказать в интернет-магазине;
• заказать в типографии;
• распечатать на принтере, скрепив страницы вручную.

Стоимость такого экземпляра в интернет-магазине составляет приблизительно 150 рублей.

Скачать бланк журнала регистрации договоров о материальной ответственности

Как правильно оформить?

1. Вначале нужно прошить и опломбировать журнал.
2. В готовые отверстия вводится суровая нить, которая сшивает страницы, во избежание их замены. После прошивки хвостик нити просовывается под пломбу.

   Это даст возможность определения целостности документа, так как при замене листа пломба будет нарушена, а её восстановление недопустимо. Опломбировка должна соответствовать нормативам, установленным в соответствии с ГОСТ 31282-2004.

3. При самостоятельном изготовлении так же требуется пронумеровать страницы.
4. После опломбировки следует сделать удостоверительную собственноручную подпись уполномоченного должностного лица, с указанием даты опломбировки.

Все работы по ведению данного журнала вменяются сотруднику, отвечающему за составление и регистрацию договоров. В их числе могут быть:

• индивидуальный предприниматель;
• уполномоченный сотрудник отдела кадров;
• менеджер по кадрам;
• лицо, назначенное на данный вид работ специальным приказом.

Перед началом внесения регистрационных записей нужно заполнить титульный лист, с указанием сведений:

1. Указание номера журнала (какой том), если ранее существовали журналы, которые были завершены.
2. Срок действия, с указанием даты начала использования, которая указывается при первичном заполнении, и даты завершения, которую следует указать по завершении последней страницы.
3. Срок хранения, который выявляется путём прибавления периода в 75 лет, к дню завершения работы с журналом.
4. Лицо, уполномоченное на регистрацию договоров, с указанием:
   • фамилии, имени, отчества;
   • должности;
   • реквизитов приказа о передаче полномочий.

В последней графе ставится подпись уполномоченного лица. При смене ответственного за ведение журнала, вносятся сведения о новом сотруднике, который продолжит регистрацию договоров.

Скачать образец журнала регистрации договоров о материальной ответственности

Как заполнять поля: полная разборка записей

Внутренняя часть журнала так же заполняется соответственно регламенту. Все страницы выполнены в табличной форме, куда вносятся регистрационные сведения. Примерный вид страниц журнала может быть следующим:

При бригадной (коллективной) имущественной ответственности договор оформляется на бригадира или старшего сотрудника смены (бригады). Его данные, участвующие при оформлении договора о материальной ответственности, вносятся при регистрации.

Заключение

После вменения ответственности за имущество договором и приказом, договор требуется зарегистрировать в специальном журнале.

Бланк этого журнала приобрести достаточно просто. Его требуется прошить и опечатать согласно ГОСТу. Впоследствии при использовании недопустимо уничтожать страницы и вносить некорректные исправления.