Правила оформления и основания для внесения изменений в график отпусков

График отпусков – это документ, который создаёт кадровая служба предприятия. В нём указывается, когда именно должны уходить отдыхать работники.

График создаётся заранее, и именно на него ориентируются те, кто желает уйти в этом году в отпуск. Однако бывают случаи, когда уже утверждённый документ необходимо корректировать. Как именно это делается?

Показать содержание

• Что это такое: понятие и правовые основы
Когда это требуется?     По заявлению     Отзыв     Прием на работу новых сотрудников или увольнение старых     Выбор времени     Дробление на части    
• Как правильно скорректировать?
Нужен ли приказ?     Как происходит перенос по просьбе работника?     Вызов     Найм персонала     Уход на отдых не по графику     Разделение времени отдыха по инициативе трудящихся    
• Основания
• Как делается дополнение?
• Заключение

Что это такое: понятие и правовые основы

Право на ежегодный отпуск с сохранением средней оплаты имеет каждый человек, официально работающий по трудовому договору (ст. 114 ТК РФ).

Ст. 123 того же кодекса утверждает, что время для отдыха предоставляется каждый год, а порядок, в котором сотрудники уходят в отпуск, определяется особым документом – утверждённом на предприятии графиком (как устанавливается и распределяется очередность отпусков?). Он должен составляться и утверждаться приказом руководителя организации в сроки не позднее 2 недель до наступления нового календарного года.

Готовится он обычно по унифицированной форме, утверждённой постановлением Госкомстата РФ в 2004 году, однако с 2012 года законодательство разрешает работодателям самостоятельно разрабатывать такого рода бланки.

Необходимо учитывать, что, согласно абз. 2 ст. 123 ТК РФ, график – документ двусторонний. Он обязателен как для работника, так и для работодателя. Однако несмотря на это, возможны ситуации, когда уже утверждённый и введённый в действие график приходится корректировать, внося в него определённые изменения.

Когда это требуется?

По заявлению

Самым распространённым случаем изменения являются ситуации, когда работник внезапно хочет по каким-то жизненным обстоятельствам уйти в отпуск в другое время.

Ст. 124 ТК РФ предусматривает, что бывают ситуации, когда работодатель в обязательном порядке должен перенести время отпуска по заявлению работника. К ним, в частности, относятся:

1. болезнь с выдачей больничного;
2. государственные обязанности, исполняемые во время отпуска, если закон требует освобождения на это время от работы и т. д.

Кроме того, есть отдельные категории работников, имеющие право сами выбирать время для отпуска, и работодатель обязан пойти им навстречу. К таким работникам относятся:

• несовершеннолетние (ст. ст. 122, 267 ТК РФ);
• беременные женщины (ст. ст. 122, 260 ТК РФ);
• усыновившие ребёнка младше 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ);
• мужья, у которых жёны ушли в декрет (ст. 123 ТК РФ);
• работники, отозванные ранее из отпуска по производственной необходимости (ст. 125 ТК РФ);
• совместители, которым отпуск по совмещению всегда даётся одновременно с тем, который по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
• ветераны, граждане, пострадавшие от радиации на ЧАЭС или в Семипалатинске, ленинградцы-блокадники, Герои СССР, России или Труда, полные кавалеры орденов Славы или Трудовой Славы, почётные доноры и другие лица, имеющие соответствующие льготы в силу федерального законодательства.

Кроме того, закон не запрещает руководителю предприятия сделать поблажку для работника и согласиться на перенос отпуска даже если такого обязательства нет в ТК РФ.

Отзыв

Ст. 125 ТК РФ даёт работодателю право в случае производственной необходимости вызвать сотрудника из отпуска. Однако вызов требует двух условий:

• согласие работника;
• отсутствие прямого законодательного запрета.

Запрет, в частности, существует для несовершеннолетних, беременных женщин, а также сотрудников, занятых на работах с вредными условиями.

Если отзыв произошёл, работник вправе неиспользованную часть отпуска получить в любой момент в том же году, либо присоединить эти дни к следующему периоду отдыха.

Прием на работу новых сотрудников или увольнение старых

Как внести изменения при приеме новых сотрудников? График может быть изменён и в том случае, когда сменился кадровый состав работников. Если кто-то увольняется, отпуск использовать по графику он уже не может (но может, согласно ст. 127 ТК РФ, взять его с последующим увольнением), а у новых сотрудников через полгода возникает право на получение отпуска.

В этом случае меняются личные данные сотрудников – и потому они должны быть откорректированы в документах, в том числе и в графике отпусков.

Выбор времени

Как уже было сказано, некоторые сотрудники имеют право сами выбирать время, когда им уходить на отдых. В том случае, если это предусмотрено законодательством, работодатель обязан пойти им навстречу и предоставить отпуск в любое удобное для них время, пусть даже и вопреки графику.

Именно поэтому перед утверждением графика имеет смысл сначала узнать мнение таких сотрудников. Это не лишит их права на уход в отпуск в любой удобный момент, но позволит избежать лишних корректировок.

Дробление на части

В некоторых случаях работник имеет право использовать только часть своего отпуска, «отложив» остаток на другое время. Ст. 125 ТК РФ требует при этом двух условий:

1. согласия работодателя;
2. продолжительности хотя бы одной из получившихся частей не менее 14 календарных дней.

В том случае, если часть отпуска была перенесена на следующий год, работник может по своему желанию заменить её на денежную компенсацию (ст. 126 ТК РФ). Однако некоторые работники этого права лишены. Категории, для которых не допускается замена, совпадают с теми, которые не могут быть вызваны из отпуска.

Как правильно скорректировать?

Правила оформления и внесение изменений в документ по Т-7, зависят от причины, по которой происходит корректирование документа.

Нужен ли приказ?

Любые изменения вносятся только на основании приказа. Дело в том, что график обязателен для обеих сторон, с его содержанием работники знакомятся под роспись. Потому его корректировка возможна только по приказу работодателя – причём с обязательным указанием причины для такого изменения.

Как происходит перенос по просьбе работника?

Как быть, если сотрудник захотел перенести отпуск на другое время? Если сотрудник хочет перенести отпуск на другое время, изменения производятся так:

1. Работник подаёт заявление руководителю организации.
2. Руководитель ставит визу «Согласен» или «Не согласен». В том случае, если работник не относится к категории тех, кто может сам выбирать время для отпуска, несогласия достаточно, и никаких действий дальше не происходит.
3. Если согласие получено, работодатель готовит приказ об изменении графика.
4. Содержание этого документа доводится под роспись до работника.
5. Отдел кадров вносит изменения. В форме Т-7 заполняется восьмая графа (основание для изменения – в данном случае приказ) и девятая (новое время отпуска). При необходимости в десятой графе указываются примечания.
6. С изменениями знакомится работник. Согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ, это должно происходить не позднее, чем за две недели до нового времени отпуска.

• Скачать бланк заявления на перенос отпуска
• Скачать образец заявления работника о переносе отпуска и включение изменений в график отпусков
• Скачать образец приказа о переносе отпуска

Вызов

Как вносить корректировки, если сотрудник уже в отпуске? Если из отпуска вызывается уже отдыхающий сотрудник, порядок действий будет иным:

1. Представители работодателя связываются с работником и получают его предварительное согласие или несогласие на выход на работу.
2. Работодатель готовит приказ об отзыве.
3. Работник знакомится с приказом и ставит на нём отметку «Согласен».
4. Вносятся изменения в график отпусков. Заполняются те же графы, что и при переносе отпуска по инициативе работника.
5. Сотрудник знакомится с изменённым документом.
6. Вносятся изменения. Порядок заполнения – тот же, что и в предыдущем случае.
7. Измененный документ доводится до работников.

Скачать образец приказа при вызове сотрудника из отпуска

Найм персонала

Как внести корректировки для вновь принятых сотрудников? Если на работу приняты новые сотрудники, график тоже может быть изменён. Однако надо иметь в виду следующее:

• Если работники не относятся к числу льготников, для изменения нужно, чтобы приём на работу произошёл не позднее 6 месяцев до конца календарного года, иначе у них не будет права на ежегодный отдых.
• Если новые сотрудники приняты взамен уволившихся, график не дополняется, а переиздаётся.

Изменения вносятся в следующем порядке:

1. Руководство кадровой службы подаёт служебную записку о необходимости внести коррективы в график отпусков.
2. Руководитель предприятия издаёт приказ о дополнении графика.
3. В дополнительном листе указываются новые сотрудники. В форме Т-7 заполняются все необходимые графы, причём в десятой как примечание указывается дата приёма на работу нового сотрудника.
4. Дополнения доводятся до сведения работников.

• Скачать бланк служебной записки
• Скачать образец служебной записки о внесении изменений в график отпусков
• Скачать образец приказа о дополнении графика отпусков при приеме нового сотрудника

Уход на отдых не по графику

Если работник по закону наделён правом самостоятельно выбирать себе время для отпуска, он может этой возможностью воспользоваться и уйти отдыхать в удобный для себя момент. Как внести изменения при переносе отпуска на другие даты? График меняется следующим образом:

1. Сотрудник подаёт заявление на включение в график отпусков руководству организации.
2. Руководитель издаёт приказ о внесении изменений в график.
3. Кадровая служба проставляет соответствующие отметки в восьмой, девятой и, при необходимости, десятой графах формы Т-7.
4. Изменённый график доводится до сотрудника под роспись.

• Скачать образец заявления работника на перенос отпуска на законном основании
• Скачать образец приказа на перенос отпуска на законном основании

Разделение времени отдыха по инициативе трудящихся

Если работник хочет использовать отдых частично, изменения будут вноситься так:

1. Подаётся заявление руководителю, где будет указана желаемая продолжительность отдыха и время использования оставшейся части (либо желание заменить её на компенсацию, если это допустимо).
2. Руководитель визирует заявление и издаёт приказ о внесении изменений в график.
3. Кадровики ставят в восьмой графе формы Т-7 новый вариант продолжительности, а в графе девять – реквизиты приказа как основания для внесённых изменений.
4. Сотрудник знакомится с измененным документом.

• Скачать образец заявления работника на разделение отпуска по своей инициативе
• Скачать образец приказа о разделении отпуска работника и внесении изменений в график отпусков

Ниже можете ознакомиться с образцом внесения изменений в график отпусков:

Основания

Чтобы изменить график отпусков, требуются следующие документы:

1. Заявление от работника. Оно составляется на имя руководителя в произвольной форме.
2. Приказ руководителя. Он тоже не имеет установленной формы, но должен содержать личные данные работника и информацию о том, какие именно изменения должны быть внесены.

Как делается дополнение?

Если недостаточно корректировки, а требуется именно дополнение, используется следующий алгоритм действий:

1. Руководитель издаёт соответствующий приказ.
2. Готовится новый лист документа (по форме Т-7 или по разработанному и утверждённом ранее на предприятии бланку).
3. Руководитель своей визой или отдельным приказом утверждает дополнение.
4. Лист дополнения доводится до сведения тех сотрудников, которых он затрагивает.
5. Изменения вступают в силу.

Заключение

График ухода в отпуск – документ, изменение которого требует особого порядка. Поэтому коррективы должны вноситься лишь в особых случаях. Однако отказаться от изменений совсем и отправлять работников отдыхать лишь по приказу – тоже неправильно. Отсутствие графика или его несоответствие реальному порядку выхода в отпуск – это нарушение закона.