Информируем сотрудников о графике отпусков: образец листа ознакомления и рассмотрение других нюансов
График отпусков на следующий год в соответствии со ст. 123 ТК РФ составляется в организации не позднее, чем за 2 недели до окончания текущего календарного года.
Обязано ли руководство компании ознакомить своих сотрудников с графиком, когда и как это нужно сделать – рассказано ниже.
Показать содержание
- Обязательно ли ознакомлять работников с ГО?
- Алгоритм уведомления
- Если сотрудник отказывается его подписывать
- В каких случаях возможен перенос отдыха на другой период?
- Какие категории граждан имеют право взять отдых в удобное для них время?
Обязательно ли ознакомлять работников с ГО?
Прямого ответа на вопрос о том, обязано ли руководство компании ознакомлять работников с графиком, законодательство РФ не дает.
Статья 123 Трудового кодекса РФ гласит, что работодатель обязан уведомить работника в письменном виде под роспись о приближающемся отпуске не позднее, чем за 14 дней до его наступления.
Однако если учесть, что график отпусков относится к документам, содержащим в себе информацию, напрямую касающуюся трудовой деятельности компании, в соответствии со ст. 22 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить с ним всех работников организации под подпись сразу же после его утверждения.
Важно! Исходя из ст. 22 ТК РФ, руководство обязано ознакомить всех работников с графиком отпусков заранее, так как пока до их сведения не было доведено содержание локального правового акта, документ считается необязательным к исполнению.Алгоритм уведомления
В соответствии со ст. 123 ТК РФ работодатель должен уведомить сотрудника о приближающемся отдыхе за две недели до его наступления. Однако чтобы избежать возможных недоразумений, провести ознакомление с графиком нужно сразу же после его составления в конце календарного года.
Алгоритм ознакомления с ГО следующий:
- За две недели до конца года составляется и утверждается ГО на следующий год.
- Оформляется лист ознакомления с данным графиком.
- Сотрудники отдела кадров обеспечивают ознакомление каждого из работников предприятия с документом под подпись.
- За две недели до отпуска работника дополнительно уведомляют о дате начала отдыха и просят ознакомиться с приказом руководства.
- Бухгалтерия рассчитывает и начисляет положенные работнику отпускные.
Как составить документ?
Определенной формы для листа ознакомления законом не предусмотрено, однако в нем в обязательном порядке должна содержаться следующая информация:
- ФИО сотрудника.
- Структурное подразделение или отдел, куда он прикреплен.
- Наименование должности.
- Личная подпись и дата ознакомления.
Справка. В листе ознакомления также рекомендуется продублировать дату отпуска, чтобы сотрудник подтвердил согласие именно с датой, указанной в ГО.Если предприятие небольшое и в нем трудится незначительное количество кадров, то можно составить лист ознакомления в виде простого списка, однако удобнее делать его в форме таблицы.
- Скачать бланк листа ознакомления с графиком отпусков
- Скачать образец листа ознакомления с графиком отпусков
Помимо составления листа ознакомления можно добавить в сам график отпусков (форма Т-7) дополнительный столбец для проставления подписи сотрудника и даты ознакомления с документом. Такой вариант не запрещен законодательством и часто используется на небольших предприятиях.
Если сотрудник отказывается его подписывать
Что делать, если работник не согласен с датой и отказывается подписывать лист ознакомления? Руководство может пойти навстречу и перенести сроки (можно ли внести изменения после утверждения?). Однако делать это вовсе не обязательно (за исключением случаев, когда работник имеет право на отдых в удобное для него время) и если работник не подпишет документ, то на сам график отпусков это не повлияет.
Чтобы не прерывать рабочий процесс, работодатель может отказать сотруднику в переносе даты отпуска, и если он был своевременно оповещен, отправить его на отдых принудительно в соответствии с ранее составленным расписанием.
В каких случаях возможен перенос отдыха на другой период?
Если по какой-то причине отдел кадров не смог оповестить сотрудника о предстоящем отпуске за 14 дней, в соответствии со ст. 124 ТК РФ, отпуск должен быть перенесен на другой срок, согласованный с работником. При этом должно быть составлено письменное заявление о переносе сроков.
Какие категории граждан имеют право взять отдых в удобное для них время?
В соответствии с действующим законодательством некоторые категории сотрудников имеют право воспользоваться отпуском в удобное для них время. К ним относятся:
- Работники, которым еще не исполнилось 18 лет (ст. 267 ТК РФ).
- Женщины в период до или после отпуска по БИР, а также после окончания отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ).
- Лица, усыновившие младенца в возрасте до 3-х месяцев (ст. 122 ТК РФ).
- Работники мужского пола во время нахождения своей жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).
- Работники, отпуск которых был прерван (ст. 125 ТК РФ).
- Сотрудники, которые совмещают работу с учебой (ст. 177 ТК РФ).
- Лица, работающие по совместительству (ст. 286 ТК РФ).
- Инвалиды войны, участники ВОВ, ветераны боевых действий и труда (ст. 14, 16-17 ФЗ «О ветеранах»).
- Лица, подвергшиеся воздействию радиации во время аварии на Чернобыльской АЭС (ст.14–17 Закона РФ от 15.05.1991 г. №1244-1) и ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 ФЗ от 10.01.2002 г. №2-ФЗ).
- Герои России и СССР (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 г. №4301-1).
- Лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда» (ст. 18 ФЗ «О ветеранах»), «Почетный донор России» (ст. 23 ФЗ от 20.07.2012 N 125-ФЗ ).
- Супруги военнослужащих имеют право на отпуск одновременно с мужем/женой (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ).
- Лица в период ВОВ работавшие на объектах ПВО, строительстве оборонительных сооружений и др. (ст. 19 ФЗ «О ветеранах»).
Для оформления отдыха для перечисленных выше категорий сотрудников им необходимо представить документы, подтверждающие их статус. Это может быть справка с основного места работы о предоставлении отпуска, удостоверение «Участника ликвидации последствий на Чернобыльской АЭС» или другой документ.
Предлагаем вам прочитать и другие наши статьи на тему графика отпусков, а именно:
- Как устанавливается и распределяется очередность отдыха?
- Что такое выписка из графика и как она оформляется?
Согласно законодательству руководство компании обязано уведомить работника о приближающемся отпуске за две недели до его начала, а после составления графиков отпусков отдел кадров организует ознакомление каждого сотрудника с данным документом, путем составления листа ознакомления.