Приказ о передаче дел при увольнении главного бухгалтера: образец документа и основная информация

За каждым сотрудником на предприятии закреплены определенные обязанности. Бухгалтер — это достаточно важная должность, поэтому увольнение такого сотрудника связано с некоторыми сложностями передачи дел. Человек, занимающий должность бухгалтера, может быть уволен по своей личной инициативе, а также по решению работодателя. Как правило, во всех организациях руководитель в такой ситуации организует процедуру приема-передачи текущих дел.

Показать содержание

• Обязательно ли составлять?
• В какой срок издается?
• Какая форма этого документа?
• Как составить?
• Кто подписывает?

Обязательно ли составлять?

На законодательном уровне не разработаны специальные нормативно-правовые акты, регулирующие процесс увольнения бухгалтеров и главных бухгалтеров на предприятии. Поэтому расторжение трудовых договоров с такими сотрудниками происходит на общих основаниях и у них отсутствует обязанность передавать текущие дела. Некоторые работодатели включают в трудовой договор такой пункт.

За организацию процесса ведения бухгалтерского учета и хранения документов на предприятии отвечает руководитель (ст. 7 Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011).

Но, так как на работника бухгалтерии возложены важные функции в организации с высокой степенью ответственности, то увольнение бухгалтера или главного бухгалтера практически всегда связано с процедурой приема-передачи дел.

Для этого руководитель составляет соответствующий приказ. Как правило, увольнение главного бухгалтера всегда сопровождается делегированием его полномочий, так как на этого сотрудника возложена вся ответственность по ведению бухгалтерии на предприятии (о том, несет ли главный или рядовой бухгалтер ответственность за свою деятельность после увольнения, рассказано в отдельном материале). Однако, если организация крупного размера и отдел бухгалтерии состоит из нескольких специалистов, каждый из которых занимается ведением учета на своем участке, то при увольнении одного из них также создается приказ о передачи дел и формируется соответствующий акт.

В какой срок издается?

Так как законодательством не регулируется процедура приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера, то и установленного срока для издания приказа не существует. Но, руководитель должен позаботиться о том, чтобы от момента издания приказа до увольнения ответственного сотрудника, было достаточно времени для выполнения всех указаний. Как правило, процесс может занять от одной недели до месяца.

Например, если бухгалтер написал заявление об увольнении по собственному желанию (ст. 77 Трудового кодекса РФ), то он уведомляет о своем решении руководителя за две недели до даты увольнения, а, соответственно, у такого сотрудника будет две недели до наступления последнего рабочего дня и выполнения приказа.

Даже если бухгалтер не выполнил передачу дел, или выполнил ее не в полном объеме, то работодатель не вправе отказать ему в увольнении.

Какая форма этого документа?

Так как в законодательстве не оговорен процесс введения в курс дела нового бухгалтера увольняющимся сотрудником, то все необходимые этапы могут отображаться во внутренних документах организации. Установленной формы приказа, на основании которого и осуществляется вручение всех текущих дел новому бухгалтеру, не существует. Такой документ составляется в свободной форме, а поэтому может иметь отличия на разных предприятиях.

В форме бланка обязательно должны присутствовать реквизиты предприятия и его адрес. В верхней части проставляется номер документа, который фиксируется в документообороте предприятия, а также дата его создания. По центру указывается наименование — «приказ». На следующей строке уточняется должность. Формулировка может быть следующей: «О передаче дел главного бухгалтера».

Как составить?

Так как организация процесса ведения бухгалтерского учета возлагается на руководителя организации, то и создание приказа о делегировании всех дел при смене бухгалтера входит в круг его обязанностей. Чтобы приказ нес в себе максимальное количество полезной информации, в нем должна содержаться вся информация по следующим пунктам:

1. В шапке документа указываются стандартные для всех форм документов данные: полное наименование предприятия, местонахождение, номер приказа, дата его создания.
2. Под названием документа необходимо внести уточняющую информацию о том, какое именно должностное лицо меняется в организации.
3. Причина смены бухгалтера (увольнение, выход на пенсию, перевод на другое рабочее место).
4. ФИО и должность лица, передающего и принимающего дела.
   Важно! Если новый кандидат еще не выбран на место бухгалтера, то прием документов бухгалтерского учета может взять на себя другое должностное лицо, обладающее достаточной компетенцией в сфере бухгалтерии.
5. Срок, в течение которого новый сотрудник будет посвящен во все рабочие моменты и ознакомлен с принятой документацией.
6. ФИО сотрудника, ответственного за проведение всех этапов процедуры.
7. Дата, на которую должна быть исполнена процедура и подписан соответствующий акт, подтверждающий переход всех дел от увольняющегося работника.
8. Проведение дополнительных мероприятий: инвентаризация, аудиторская проверка.
9. ФИО и должность руководителя организации, а также тех лиц, которые упомянуты в документе и должны ознакомиться с приказом.

• Скачать бланк приказа о передаче дел при увольнении главного бухгалтера
• Скачать образец приказа о передаче дел при увольнении главного бухгалтера

В зависимости от сферы деятельности и специфики работы предприятия, в приказ могут быть внесены дополнительные пункты и уточнения.

Кто подписывает?

Приказ всегда отдается на подпись действующему руководителю предприятия, даже если он сам увольняется и передает дела. Все должностные лица, которые указаны в документе, должны быть ознакомлены с его содержанием. Подтверждением служат личные подписи, проставленные сотрудниками на документе.

Приказ издается в одном экземпляре, его подписывают указанные в документе сотрудники, после чего он отправляется на хранение в архив. Для лиц, указанных в документе печатаются копии приказа.

Если новому бухгалтеру предстоит принять большой объем документов, то в таких случаях на предприятии может быть организована комиссия. В нее могут входить сотрудники отдела бухгалтерии, аудита и другие. В таком случае их перечень указывается в тексте приказа, а ответственность за выполнение процедуры возлагается на председателя комиссии. Если в приказе перечислены члены комиссии, то, соответственно, и их подписи должны стоять в документе.

Так как в законодательстве отсутствуют указания по поводу обязанности представления всех текущих дел увольняющимся бухгалтером новому сотруднику, то такую процедуру нельзя назвать обязательной, но на практике она присутствует в каждой организации. Это позволяет избежать нарушений при ведении бухгалтерского учета, которые могут возникнуть при смене сотрудника.