Как правильно составить запись в трудовой книжке об увольнении при сокращении штата или численности работников?
Во многих организациях, в разное время их деятельности, наступают трудные времена, когда приходится прибегать к сокращению штата или численности работников.
И здесь очень важно правильно оформить все необходимые документы. Ошибки и неточности будут основаниями к тому, чтобы оспорить решение работодателя и восстановиться в компании. Все это касается, в том числе, и заполнения трудовой книжки. Об этой теме пойдет речь в настоящей статье.
Показать содержание
- Когда производят отметку в ТК работника?
- Как правильно заполнить соответствующие графы?
- Когда документ выдается на руки?
- Как можно забрать?
- Подтверждение выдачи
Когда производят отметку в ТК работника?
В процессе реализации процедуры сокращения издается два приказа:
- Один направлен на уведомление о приготовлении к процедуре неограниченного круга сотрудников и различных компетентных органов. Например, центра занятости населения. Он издается за два месяца до предполагаемого сокращения и является основанием для осуществления соответствующих мер.
- Другой касается конкретного работника, издается непосредственно перед оставлением конкретным сотрудником его должности.
Так вот, запись в трудовой книжке при сокращении может быть сделана только тогда, когда имеет место второй из перечисленных приказов. Ведь сведения именно о нем вносятся в трудовую. Более подробно о том, что такое приказ о сокращении и как его составить, можете узнать из нашей статьи.
Оформление трудовой книжки происходит на финальном этапе сокращения. Если какой-то работодатель поторопится уволить работника и внесет в трудовую запись об увольнении слишком рано, то её можно признать незаконной, а самого работодателя – наказать.Как правильно заполнить соответствующие графы?
В первую очередь, стоит назвать правовые акты, регулирующие данный вопрос. К правовым основаниям относятся:
- Трудовой кодекс РФ (в частности, ст. ст. 81, 84.1).
- Правила, утвержденные Правительством РФ 16 апреля 2003 года, которым, как законодательному документу, присвоен номер 225.
- Инструкция Минтруда от 10 октября 2003 года № 69, детально регулирующая вопросы заполнения трудовой книжки в той или иной ситуации.
Исходя из положений данных документов, можно детально рассказать о том, как заполняется трудовая книжка при сокращении, какие формулировки используются.
В трудовой есть несколько граф, куда необходимо вносить соответствующую информацию:
- Номер записи. Чтобы не ошибиться, сотруднику отдела кадров необходимо просто посмотреть на то, какой номер присвоен предыдущей записи. Лучше проверить несколько, потому что, не исключено: с нумерацией могли что-то напутать и ранее.
- Дата. Речь идет о дате увольнения, а она, в большинстве случаев, будет соответствовать дате, когда был последний рабочий день.
- Причина увольнения. Одна из самых интересных и важных граф. Именно при её заполнении допускается наибольшее количество ошибок. Что говорит вышеупомянутая инструкция?
- Во-первых, без ссылки на законодательство обойтись нельзя.
- Во-вторых, ссылаться необходимо на ст. 81 ТК РФ, а не на ст. 77.
- В-третьих, не стоит прибегать к сокращениям.
Таким образом, фраза, которую нужно отразить в документе, будет выглядеть примерно так: «Уволен по сокращению штата работников организации на основании пункта два части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Информация о документе, на основании которого осуществлено увольнение. Например: «Приказ от 28 марта 2018 года № 345».
Далее на фото показан образец записи в трудовой книжке об увольнении при сокращении штата и численности сотрудников:
На этом все. Законность записи подтверждается подписью уполномоченного лица – начальника отдела кадров, руководителя организации, а также, печатью компании.
Когда документ выдается на руки?
Вопрос регулируется нормами, содержащимися в ст. 84.1 ТК РФ. По общему правилу, трудовая книжка при увольнении по сокращению или по любому другому основанию должна выдаваться в день расторжения трудового договора. Но могут иметь место ситуации, когда это невозможно. Например:
- Работник не явился за документом. Чтобы не быть привлеченным к ответственности, работодателю, сразу же, необходимо написать бывшему сотруднику письмо, в котором следует предложить два варианта решения проблемы.
- Первый: пригласить бывшего сотрудника в офис организации для получения документа.
- Второй: предложить сокращенному работнику дать согласие на отправление трудовой книжки почтой по указанному сотрудником адресу.
- Работодатель, по той или иной причине, не выдает документ, о котором идет речь.
- Во-первых, отметим, что так делать не стоит, потому что подобные действия являются незаконными, есть риск привлечения к ответственности.
- Во-вторых, в данном случае, сокращенный сотрудник должен направить бывшему работодателю заявление с просьбой выдать трудовую. Срок на выполнение этого законного требования составляет 3 дня.
Отметим, что сам работник имеет право выбора получения всех документов, выдаваемых при сокращении, в том числе, и трудовой книжки.Как можно забрать?
Лично
Пожалуй, самый надежный и быстрый из всех вариантов. Сотрудник получает документ, расписывается за это, и идет в органы занятости населения, чтобы подыскать новую работу.
По почте
Выше уже было отмечено, что работодатель должен иметь согласие от бывшего сотрудника, чтобы выслать ему трудовую книжку в конверте. Почтовое отправление – это всегда риск. Письмо может затеряться, а трудовая – это очень ценный документ. Поэтому организация в этом вопросе не должна проявлять инициативы и спешки. Нужно дождаться соответствующего согласия от бывшего работника, чтобы не попасть под санкции.
Как написать согласие? Форма документа не регламентируется строго законом. Здесь важнее содержание. А оно должно быть примерно следующим:
- В «шапке» – наименование организации, в которую направляется согласие, Ф.И.О. её руководителя или другого уполномоченного лица.
- Сведения о заявителе с указанием прежней должности и, по возможности, номера и даты приказа об увольнении.
- Само согласие. Например: «Я, Лавров Сергей Викторович, даю свое согласие на отправку моей трудовой книжки, находящейся в ООО «Звезда», почтой по адресу моей регистрации: город Анапа, улица Приморская, дом № 27, квартира № 8».
Под текстом ставится дата и подпись.
- Скачать бланк согласия на отправку трудовой книжки по почте
- Скачать образец согласия на отправку трудовой книжки по почте
Через представителя
Если, скажем, сокращенный сотрудник направит в офис организации свою маму, как близкую родственницу, то документы ей, конечно же, не выдадут. Сотрудник является совершеннолетним и полностью дееспособным. А родители могу представлять только своих детей, которым не исполнилось 18 лет. Ничего не удастся добиться и другу, знакомому.
Кроме случая, при котором у человека на руках будет нотариальная доверенность. Чтобы оформить бумагу, дающую право получать чужие документы, сам бывший сотрудник должен обратиться к нотариусу со следующими документами:
- Свой паспорт.
- Копия или оригинал документа, удостоверяющего личность доверенного лица.
Стоимость доверенности будет составлять от 1200 рублей – в разных регионах по-разному. Поэтому, если есть возможность воспользоваться другим способом получения трудовой, лучше так и поступить, а не тратить деньги.
- Скачать бланк доверенности на получение трудовой книжки
- Скачать образец доверенности на получение трудовой книжки
Сокращение численности работников – это сложная процедура, для проведения которой нужно знать, как грамотно уволить штат, какие нужны для этого документы, а также, нужно ли работнику составлять заявление на увольнение, и как это сделать.Подтверждение выдачи
Как отмечалось в данной статье, работодатель несет ответственность за незаконное удержание у себя трудовой книжки. Не исключается вариант, когда недобросовестный работник получил все документы, но заявляет, что никаких бумаг ему не было передано.
Чтобы подстраховаться от таких моментов, введено правило о постановки подписи в личной карточке. Это может сделать сам сотрудник, его доверенное лицо.
Если книжка высылается почтой, то письмо должно быть заказным, с уведомлением и описью вложения. Вернувшееся уведомление будет выступать доказательством того, что сотрудник получил бумаги. Таким образом, к вопросу оформления записи в трудовой при сокращении нужно подходить очень внимательно. Процедура имеет ряд нюансов. Если их не учитывать, то могут появиться неприятности.