Схема в помощь профессионалу: образец выписки из графика отпусков и все нюансы её оформления
Трудовая деятельность работников на предприятии зачастую сопряжена с необходимостью обращения к информации, содержащейся в локальных нормативных актах.
Они довольно обширны и включают комплексные данные о всех сотрудниках. В случае, когда необходимо получить справку касательно конкретного человека, в том числе по вопросу его отсутствия на рабочем месте ввиду отпуска, целесообразно составить специальную выписку из первоисточника.
Показать содержание
- Что это такое и для чего она нужна?
- Как правильно оформить?
- На основании чего делается?
- Как правильно сделать запрос?
Что это такое и для чего она нужна?
Информационный фрагмент из ранее утвержденного плана предоставления отпусков – это официальный документ, содержащий сведения о периоде отдыха отдельного работника, который ее запрашивает.
Выписка в точности отражает лишь необходимую часть информации, находящейся в исходном акте, не разглашая конфиденциальные материалы относительно иных сотрудников.Это регулирует ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных».
Существует ряд причин, по которым может быть запрошена выписка из графика отпусков. Причины запроса выписки из графика отпусков:
- Использование законодательно обоснованной возможности совмещения дней отдыха для человека, являющегося мужем или женой военнослужащего (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ ст. 11; ст. 123 «Трудового кодекса Российской Федерации»).
- Предоставление выписки как доказательства при разбирательствах в суде – она позволит установить был ли сотрудник на работе в тот или иной период.
- В случае обнаружения ошибок в документации кадровой службы или бухгалтерии и выявления неточностей в начислении суммы отпускных соответствующая часть первоисточника послужит основой для перерасчетов.
- Реализация законного права выйти в отпуск на нескольких предприятиях одновременно для тех, кто трудится по совместительству – дни отдыха у этой категории работников совпадают с предоставляемым отпуском на основной работе (ст. 286 «Трудового кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018).
- В служебных целях выписка может понадобиться руководителю одного из подразделений компании, например, для формирования графика отпусков конкретного структурного элемента организации.
В случае внутреннего запроса допустимо не заверять выписку печатями предприятия.
Как правильно оформить?
Юридическая сила грамотно составленной выписки приравнена к ценности оригинала нормативного акта, из которого она была изъята.В ответ на запрос работника необходимо предоставить корректно оформленный документ. Установленных законодательством правил составления выписки из графика отпусков не разработано.
Они базируются на общепринятых требованиях к делопроизводству в организациях, указанных в ГОСТе 6.30-2003, принятом постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003, а также в указе Верховного совета СССР от 04.04.1983 № 9779-Х.
В 2018 году ожидается утверждение ГОСТа Р 7.0.97-2016, в котором будут отражаться конкретные принципы составления выписок из нормативных актов предприятия.
Выписка составляется произвольно или на фирменном бланке компании. Это особенно актуально в случае, когда документ затрагивает законные права и интересы сотрудника. Также данная бумага уже включает полное наименование и основной государственный регистрационный номер компании. Ниже вы увидите образец, как сделать выписку из графика отпусков:
- Шапка: по центру записывается первоисточник, из которого была взят информационный фрагмент – «Выписка из графика отпусков №… за … год».
- Тело документа. В данной части прописывается:
- Название подразделения организации.
- Профессия сотрудника по штатному расписанию.
- ФИО работника.
- Табельный номер.
- Длительность отпуска в календарных днях.
- Плановая и фактическая даты начала отдыха.
- Примечания.
- Должность и ФИО человека, подписавшего исходный акт.
- Дата утверждения расписания отдыха сотрудников предприятия, а также номер приказа, если график отпусков был составлен на его основе.
- Пункт «Подпись» вместо живой подписи ответственного лица, утвердившего порядок предоставления отпусков.
- Пометка «Верно», ФИО, должность и собственноручная подпись человека, составляющего выписку.
- Дата оформления документа. Указывается число, месяц и год предоставления отпуска.
Все данные, а также пометки и замечания должны быть отражены в выписке идентично записям в подлиннике документа.
- Скачать бланк выписки из утвержденного графика отпусков формы Т-7
- Скачать образец выписки из утвержденного графика отпусков формы Т-7
Сколько печатей ставят на документ и кто его подписывает?
Заверение выписки необходимо для придания ей правовой силы. Выписка признается правильной при наличии:
- Двух печатей: штамп «Копия верна» и оттиск организации, который проставляется уполномоченным лицом ниже его подписи.
- Указания ФИО, должности и живой подписи заверителя. Им, например, может выступать руководитель кадровой службы.
На основании чего делается?
Сведения в информационный фрагмент вносятся исключительно из оригинального источника – утвержденного графика отпусков организации (как утверждается график отпусков?). Это один из обязательных нормативных актов, который составляется с помощью формы Т-7 (о составлении документа читайте здесь).
Ее использование предписано постановлением Госкомстата Российской Федерации «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1. Однако, она может быть расширена или дополнена исходя из особенностей функционирования компании.
Как правильно сделать запрос?
Для получения бумаги необходимо личное заявление работника, составленное им в свободной форме и завизированное его подписью. Структура запроса выписки:
- ФИО сотрудника.
- Интересующий временной интервал.
- Описание причин запроса документа.
- Дату подачи заявления.
- Скачать бланк заявления на получение выписки из графика отпусков
- Скачать образец заявления на получение выписки из графика отпусков
После получения запроса выписка должна быть оформлена в течение трех рабочих дней, что предписано статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации.
В соответствии с приказом Министерства культуры РФ №558-В от 25.08.2010 года графики отпусков хранятся один год.Таким образом, по окончании этого периода в организации могут отклонить запрос о предоставлении данных за предыдущие годы.
График отпусков является важным документом, который нужно уметь правильно составить и оформить. Для этого читайте наши статьи о том:Итак, составление выписки из графика отпусков – важный момент кадрового делопроизводства. Документ будет обладать юридической силой и пригоден для использования в различных инстанциях лишь при условии его правильного оформления и заверения уполномоченным должностным лицом.