Схема в помощь профессионалу: образец выписки из графика отпусков и все нюансы её оформления

Время на чтение: 3 минуты Добавить в закладки

Трудовая деятельность работников на предприятии зачастую сопряжена с необходимостью обращения к информации, содержащейся в локальных нормативных актах.

Они довольно обширны и включают комплексные данные о всех сотрудниках. В случае, когда необходимо получить справку касательно конкретного человека, в том числе по вопросу его отсутствия на рабочем месте ввиду отпуска, целесообразно составить специальную выписку из первоисточника.

Показать содержание

Что это такое и для чего она нужна?

Информационный фрагмент из ранее утвержденного плана предоставления отпусков – это официальный документ, содержащий сведения о периоде отдыха отдельного работника, который ее запрашивает.

Выписка в точности отражает лишь необходимую часть информации, находящейся в исходном акте, не разглашая конфиденциальные материалы относительно иных сотрудников.

Это регулирует ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных».

Существует ряд причин, по которым может быть запрошена выписка из графика отпусков. Причины запроса выписки из графика отпусков:

  1. Использование законодательно обоснованной возможности совмещения дней отдыха для человека, являющегося мужем или женой военнослужащего (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ ст. 11; ст. 123 «Трудового кодекса Российской Федерации»).
  2. Предоставление выписки как доказательства при разбирательствах в суде – она позволит установить был ли сотрудник на работе в тот или иной период.
  3. В случае обнаружения ошибок в документации кадровой службы или бухгалтерии и выявления неточностей в начислении суммы отпускных соответствующая часть первоисточника послужит основой для перерасчетов.
  4. Реализация законного права выйти в отпуск на нескольких предприятиях одновременно для тех, кто трудится по совместительству – дни отдыха у этой категории работников совпадают с предоставляемым отпуском на основной работе (ст. 286 «Трудового кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018).
  5. В служебных целях выписка может понадобиться руководителю одного из подразделений компании, например, для формирования графика отпусков конкретного структурного элемента организации.

В случае внутреннего запроса допустимо не заверять выписку печатями предприятия.

Как правильно оформить?

Юридическая сила грамотно составленной выписки приравнена к ценности оригинала нормативного акта, из которого она была изъята.

В ответ на запрос работника необходимо предоставить корректно оформленный документ. Установленных законодательством правил составления выписки из графика отпусков не разработано.

Они базируются на общепринятых требованиях к делопроизводству в организациях, указанных в ГОСТе 6.30-2003, принятом постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003, а также в указе Верховного совета СССР от 04.04.1983 № 9779-Х.

В 2018 году ожидается утверждение ГОСТа Р 7.0.97-2016, в котором будут отражаться конкретные принципы составления выписок из нормативных актов предприятия.

Выписка составляется произвольно или на фирменном бланке компании. Это особенно актуально в случае, когда документ затрагивает законные права и интересы сотрудника. Также данная бумага уже включает полное наименование и основной государственный регистрационный номер компании. Ниже вы увидите образец, как сделать выписку из графика отпусков:

  1. Шапка: по центру записывается первоисточник, из которого была взят информационный фрагмент – «Выписка из графика отпусков №… за … год».
  2. Тело документа. В данной части прописывается:

    • Название подразделения организации.
    • Профессия сотрудника по штатному расписанию.
    • ФИО работника.
    • Табельный номер.
    • Длительность отпуска в календарных днях.
    • Плановая и фактическая даты начала отдыха.
    • Примечания.
    • Должность и ФИО человека, подписавшего исходный акт.
    • Дата утверждения расписания отдыха сотрудников предприятия, а также номер приказа, если график отпусков был составлен на его основе.
    • Пункт «Подпись» вместо живой подписи ответственного лица, утвердившего порядок предоставления отпусков.
    • Пометка «Верно», ФИО, должность и собственноручная подпись человека, составляющего выписку.
    • Дата оформления документа. Указывается число, месяц и год предоставления отпуска.
Все данные, а также пометки и замечания должны быть отражены в выписке идентично записям в подлиннике документа.

Сколько печатей ставят на документ и кто его подписывает?

Заверение выписки необходимо для придания ей правовой силы. Выписка признается правильной при наличии:

  • Двух печатей: штамп «Копия верна» и оттиск организации, который проставляется уполномоченным лицом ниже его подписи.
  • Указания ФИО, должности и живой подписи заверителя. Им, например, может выступать руководитель кадровой службы.

На основании чего делается?

Сведения в информационный фрагмент вносятся исключительно из оригинального источника – утвержденного графика отпусков организации (как утверждается график отпусков?). Это один из обязательных нормативных актов, который составляется с помощью формы Т-7 (о составлении документа читайте здесь).

Ее использование предписано постановлением Госкомстата Российской Федерации «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1. Однако, она может быть расширена или дополнена исходя из особенностей функционирования компании.

Как правильно сделать запрос?

Для получения бумаги необходимо личное заявление работника, составленное им в свободной форме и завизированное его подписью. Структура запроса выписки:

  1. ФИО сотрудника.
  2. Интересующий временной интервал.
  3. Описание причин запроса документа.
  4. Дату подачи заявления.

После получения запроса выписка должна быть оформлена в течение трех рабочих дней, что предписано статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации.

В соответствии с приказом Министерства культуры РФ №558-В от 25.08.2010 года графики отпусков хранятся один год.

Таким образом, по окончании этого периода в организации могут отклонить запрос о предоставлении данных за предыдущие годы.

График отпусков является важным документом, который нужно уметь правильно составить и оформить. Для этого читайте наши статьи о том:

Итак, составление выписки из графика отпусков – важный момент кадрового делопроизводства. Документ будет обладать юридической силой и пригоден для использования в различных инстанциях лишь при условии его правильного оформления и заверения уполномоченным должностным лицом.

Дзен
Перейти на канал
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.