Как происходит удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении? Нюансы, пошаговая инструкция по расчету

Согласно ТК РФ, после 6 месяцев работы в фирме сотрудник может взять ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 дней. Хотя 14 из них он еще не отработал.

И если до конца календарного года он покинет компанию, у бухгалтерии возникнет вопрос: как быть с неотработанными отпускными? Законно ли удержать часть из них при увольнении?

Показать содержание

• Надо ли возвращать деньги за предоставленный авансом ежегодный отдых?
В каких случаях не допускается удерживать средства с сотрудника?    
• Как оформить возврат отпускных?
• Пошаговая инструкция по расчету долга работника, отгулявшего авансом
• НДФЛ и налоговые взносы
• Что делать, если удерживаемой суммы не хватило, чтобы вернуть задолженность?

Надо ли возвращать деньги за предоставленный авансом ежегодный отдых?

Работодатель может воспользоваться этим правом, но оно не является его обязанностью.

Компания может не взыскивать средства. Тогда стороны составляют соглашение о прощении долга по переплате отпускных, в котором указывают:

• полное название организации;
• ФИО сторон и должности;
• число неотработанных дней;
• сумму долга;
• номер подтверждающего задолженность бухгалтерского документа.

Один экземпляр получает сотрудник, другой — работодатель.

• Скачать бланк соглашения о прощении долга по переплате отпускных
• Скачать образец соглашения о прощении долга по переплате отпускных

Общая сумма, которую можно удержать по разным причинам, не должна превышать 20% от дохода сотрудника (согласно п. 1 ст. 138 ТК РФ) за минусом налоговых вычетов. В случаях, предусмотренных федеральными законами, она достигает 50%. И 70%, если он занят на исправительных работах, выплачивает алименты, возмещает вред, причиненный здоровью другого лица, преступными действиями или вред, закончившийся смертью кормильца.

В каких случаях не допускается удерживать средства с сотрудника?

ТК РФ лишает работодателя такого права, если:

• сотрудника увольняют из-за ликвидации компании (согласно п. 1 ст. 81 ТК РФ);
• он уходит из-за процедуры сокращения (п. 2 ст. 81 ТК РФ);
• причиной увольнения стала смена собственника компании (по этой причине п. 4 ст. 81 ТК РФ запрещает удерживать средства с неотработанных отпускных генерального директора и главного бухгалтера);
• работник призван на военную службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ);
• контракт расторгнут из-за смерти одной из сторон трудового договора (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
• по медицинским показаниям сотрудник более не может работать на этом месте и должен быть переведен, однако в компании нет подходящей вакансии (п. 8 ст. 77 ТК РФ);
• по медицинским показаниями сотрудника нужно перевести на другое место, но он отказался от перевода (п. 8 ст. 77 ТК РФ);
• работник получил инвалидность, заболевание или травму, из-за которых не способен продолжать трудовую деятельность (п. 5 ст. 77 ТК РФ);
• причиной расторжения договора стали форс-мажорные обстоятельства — природные и техногенные катастрофы, чрезвычайные ситуации (п. 7 ст. 83 ТК РФ).

Как оформить возврат отпускных?

В трудовом законодательстве не установлен четкий порядок составления приказа об удержании.

Приказ, написанный в произвольной форме, содержит:

1. ФИО работника;
2. занимаемую им должность;
3. число неотработанных дней;
4. сумму, которую удержит работодатель;
5. вид выплаты, с которой удержаны средства.

• Скачать бланк приказа об удержании переплаты по отпускным
• Скачать образец приказа об удержании переплаты по отпускным

Работодатель должен засвидетельствовать ознакомление и согласие сотрудника его подписью. Это поможет им избежать разбирательств в дальнейшем.

Пошаговая инструкция по расчету долга работника, отгулявшего авансом

Используют следующий механизм:

1. Определяют количество неотработанных дней отпуска. За полностью отработанный месяц сотрудник получает 2,33 отпускных дня.
   Важно! Если за месяц отработано меньше 14 дней, то этот месяц не учитывают вообще, а если больше — округляют до целого.

   Чтобы понять, сколько из предоставленных отпускных дней увольняющийся получил незаслуженно, надо:

   • количество отработанных месяцев (обязательно целое число) умножить на 2,33;
   • полученное число вычесть из ранее предоставленных дней отпуска;
   • оставшаяся разница — дни, за которые организация может удержать деньги.
2. Рассчитывают сумму неотработанных отпускных. Как и размер отпускных, она зависит от среднедневного заработка.

   Порядок его расчета:

   • сумму всех полученных работником выплат (заработная плата, премии, компенсации и другие средства) разделить на число фактически отработанных дней;
   • полученную цифру умножить на количество неотработанных дней.

   В отпуске или после него заработная плата могла измениться. Тогда сумма удержанных отпускных будет рассчитываться на основе того заработка, который он получал на момент выдачи отпускных.

   Важно! Удержание делают в день увольнения или на следующий день после того, как человек потребует расчета (если в день расторжения договора его не было на рабочем месте).

НДФЛ и налоговые взносы

Если сотрудник получил отпускные на большую сумму, чем фактически отработал, то база его налоговых отчислений была завышена. Дальнейшие коррективы в документации зависят от того, какое решение приняла компания.

Если стороны подписывают соглашение о прощении долга, НДФЛ и страховые взносы работника не пересчитываются.

Работодатель корректирует базу налога на прибыль, вычтя «прощеную» сумму из расходов на оплату труда (по п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ). Иначе она рискует попасть в экономически необоснованные расходы.

Если работодатель решил удержать средства, то это уменьшает НДФЛ и взносы в том месяце, когда сотрудник возвращает фирме неотработанную сумму. Корректировку документов проводят в день увольнения.

В 2-НДФЛ указывают, сколько работник получил в день окончательного расчета. Из этого вычитают удержанную сумму.

Приняв решение об удержании, организация обязана в 10-дневный срок письменно оповестить сотрудника о том, что из его отпускных за неотработанный отпуск удерживается часть НДФЛ. Тогда он пишет заявление о возврате суммы излишне уплаченного налога (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Больше информации о связанных с отпуском выплатами и обложении их страховыми взносами вы можете найти здесь.

Что делать, если удерживаемой суммы не хватило, чтобы вернуть задолженность?

Иногда сумма удержания оказывается больше тех 20%, которые организация имеет право взыскать с него по закону.

Тогда у работодателя есть 3 варианта:

1. простить оставшуюся часть долга и составить соответствующее соглашение;
2. попросить увольняющегося работника погасить его по собственной воле через кассу компании или ее счет в банке;
3. обратиться в суд с требованием обязать работника вернуть деньги.

Однако работник не обязан идти навстречу. Попытки работодателя не отдавать трудовую книжку до погашения долга или влиять на него иными способами будут расцениваться как нарушение.

Из-за неоднозначности судебной практики по этому вопросу решение может быть вынесено как в пользу сотрудника, так и работодателя.

Каждый сотрудник может получить оплачиваемый 28-дневный отпуск после 6 месяцев деятельности на текущего работодателя. Если он уволится до окончания календарного года, то получится, что часть этого отпуска он не отработал. При увольнении организация имеет право взыскать с него оплату неотработанных дней отпуска, но не более 20% от суммы выплаты.

Случаи, когда средства не могут быть удержаны по закону, определены ст. 81 ТК РФ.