Какие документы необходимы при приеме на работу? Порядок оформления нового сотрудника

Время на чтение: 7 минут Добавить в закладки

Приём на работу новых сотрудников, также как и увольнение, всегда сопровождается определённой документацией. Пакет документов в одних ситуациях может быть минимальным, а в других – достаточно ёмким.

О том, какие основные документы нужны для приёма нового сотрудника на работу и что именно требуется предъявить соискателю в разных ситуациях, расскажем в этой статье.

Показать содержание
Как происходит зачисление в штат нового работника?
Какие бумаги должен предоставить сотрудник при трудоустройстве?
Дополнительный пакет
Что необходимо для оформления льгот?
Какую документацию обязан оформить наниматель?
Полезное видео

Как происходит зачисление в штат нового работника?

Приём на работу производится по следующему алгоритму:

Претендент передаёт пакет необходимых бумаг работодателю. Далее наниматель производит проверку предъявленных документов.
Наниматель обязан выяснить есть ли проблемы со здоровьем у соискателя, которые могут ограничивать трудовую деятельность согласно статье 351.1 ТК РФ.
Если с предыдущими пунктами вопросов не возникло, то гражданин заполняет заявление о приёме на работу. Ранее этот документ являлся обязательным и визировался у руководителя организации, однако на данный момент можно обойтись без него.
Затем происходит заключение трудового договора.
Важно! Трудовой договор является главным основанием для начала деловых отношений между нанимателем и работником, который включает в себя обязанности и права обеих сторон.
Далее происходит регистрация договора в специальной книге учёта. В журнале фиксируется номер и подпись нового работника о получении договора на руки.
После всего издаётся приказ о принятии нового работника.
Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией и обязанностями под личную подпись.
Заполнение трудовой книжки (ТК)уполномоченным работником кадровой службы.
После всех необходимых записей сотрудник кадров должен зарегистрировать трудовую книгу, вписав её данные в специальный журнал.
Оформление личной карточки нового работника.
Оформление табеля рабочего времени.
Регистрация новых работников в ФСС, ПФР и иных необходимых организациях.

Какие бумаги должен предоставить сотрудник при трудоустройстве?

Далее рассмотрим, какие документы должны оформляться на сотрудника, нужен ли диплом, и обязателен ли ИНН, что еще входит в список обязательно предоставляемых бумаг. В статье 65 ТК РФ приведён перечень необходимых документов, который должен предоставить соискатель, к ним относятся:

Паспорт гражданина РФ — это главный документ, который работник обязан представить при оформлении на работу — это паспорт гражданина РФ. Документ представляет собою книжку, состоящую из 19 страниц. На первой и второй странице располагается информация об органе, выдавшем документ, дате выдачи, код подразделения, ФИО владельца, пол, дата и место рождения. Предъявление этого документа необходимо в обязательном порядке. В паспорте могут быть следующие отметки:
- штамп о бракосочетании; – сведения о детях с указанием полного ФИО;
- штамп о регистрации и снятии с регистрационного учёта;
- штамп о выданном заграничном паспорте;
- сведения о ранее выданных паспортов РФ;
- данные воинской обязанности (с 18 лет);
- резус фактор;
- группа крови;
- ИНН.
Внимание! Если паспорт просрочен, содержит посторонние надписи или имеет признаки подделки, документ признаётся недействительным.
Трудовая книжка является обязательным документом. В книжку нового сотрудника не позднее пяти рабочих дней должна быть внесена соответствующая запись о приёме. В документ сотрудник кадров вписывает следующие сведения:
- на титульном листе пишется фамилия, имя и отчество владельца полностью, а также квалификация;
- данные о поступлении на работу в компанию (название компании, дата приёма, печать, подразделение или отдел, должность);
- при увольнении работника данные также фиксируются в трудовую книжку (дата увольнения, номер приказа, статья ТК РФ, наименование компании);
- сведения о наградах, поощрениях и т. д.
Документы об образовании очень необходимы при трудоустройстве. На законодательном уровне их предоставление не является обязательным. Отметка о наличии образования делается на основании официальных документов. Это могут быть дипломы о среднем и высшем образовании, аттестаты и прочие удостоверения. Информация об образовании заносится уполномоченными сотрудниками в личное дело каждого работника.
Предъявление СНИЛС является обязательным. Это карточка зелёного цвета, на которой отражена следующая информация:
- ФИО обладателя;
- дату и место рождения;
- пол;
- персональный код, состоящий из 11 цифр.
Справка. СНИЛС необходим для начисления и выплаты страховых взносов в уполномоченные организации.
Предоставление справки об отсутствии или наличии судимости требуют в некоторых случаях перед тем, как оформить работника. К числу обязательно предъявляемых документов, какие вправе требовать работодатель, она не относится. Однако если должность устанавливает ограничения, то наниматель имеет право спросить этот документ у соискателя.
Военнообязанные кандидаты должны предоставить военный билет или иные документы воинского учета по достижению 18 лет. А что, если нет на руках военного билета? Наниматель вправе отказать в трудоустройстве лицам, которые отказывают в предоставлении документов, регламентированных в части 1 статьи 65 ТК РФ. Об этом чётко разъяснено в определении от 21.11.13 №33-5385/2013.

Дополнительный пакет

В некоторых случаях наниматель может затребовать дополнительные документы.

Медицинская книжка. Предоставление медицинской книжки необходимо в том случае, если работник будет в сфере общепита, медицины, фармакологии, обслуживания общественных мест и т. д. Наиболее подробный перечень можно найти в ФЗ№52 от 30.04.94 года.
Медкнижка является документом, подтверждающим отсутствие заболеваний у её владельца, которые могут препятствовать деятельности в вышеуказанных сферах. Книжка изготавливается в целях отсутствия угрозы передачи инфекционных заболеваний окружающим и заражения продуктов питания лицом, которое напрямую с ними контактирует.
Справка о регистрации. Статья 64 ТК РФ строго регламентирует о том, что работодатель не может отказать в приёме на работу при отсутствии прописки.
Однако, если гражданин приехал работать в другой город и проживает там долгое время без прописки, то его могут оштрафовать сотрудники правоохранительных органов.
Внимание! Проживать в другом регионе без регистрации можно не более трёх месяцев.
Индивидуальный налоговый номер. ИНН является обязательным для предъявления в том случае, если человек трудоустраивается на государственную службу.
Такая категория сотрудников обязана предоставлять ИНН специалистам кадровой службы согласно ФЗ№ 79. Все остальные работники могут предъявить ИНН по собственному желанию.
Характеристика. В характеристике с предыдущего места работы фиксируют описание личности и профессиональных навыках работника. К ним относятся достижения, награды и премии.
Предъявлять такой документ при трудоустройстве не обязательно. Однако если у соискателя есть на руках положительная характеристика, то можно её преподнести нанимателю, получив за это особое преимущество в будущем.
Справка о доходах. О предоставлении справки о доходах с предыдущего места работы должен заранее позаботиться каждый сотрудник. Эти документы необходимы для начисления больничных листов, отпусков и т. д.
Поскольку справки не являются обязательными документами при трудоустройстве, требовать их никто с соискателя не будет. Однако в интересах каждого трудящегося получать корректно начисленные компенсации. Справка состоит из следующих реквизитов:
- фамилия, имя и отчество работника;
- данные документа, удостоверяющего личность;
- суммы дохода, разбитые по месяцам за определённый период;
- название компании.
Анкета. Анкета не входит в перечень обязательных документов, требуемых при приёме. Однако её принято заполнять по просьбе нанимателя.
Важно! Грамотно заполненная анкета является дополнительным преимуществом к данным, которые в ней зафиксированы.
Обычно стандартные анкеты содержат следующие данные:
- ФИО и данные паспорта;
- данные об образовании и опыте работы;
- отношение к воинской службе;
- возраст, пол и семейное положение.
Стоит сказать, что анкета разрабатывается на каждом предприятии в произвольной форме. Составлением анкеты занимаются уполномоченные работники на своё усмотрение.
Дополнительные действия кандидата. Редко, но всё-таки встречаются ситуации, когда при трудоустройстве специалисты кадровой службы просят будущего сотрудника выполнить некоторый алгоритм действий.
Смысл заключается в том, что работник должен пройти несколько отделов и подразделений, чтобы совершить какие-либо действия (например, получить пропуск и т. д.). При этом каждое такое действие фиксируется в обходном листе. После этого, лист возвращается в кадры со всеми необходимыми отметками.

Ниже на фото Вы увидите образец характеристики с предыдущего места работы

Также на некоторых предприятиях для приема на работу будущий сотрудник должен заполнить автобиографию, а о том, как это сделать, мы писали здесь.

Что необходимо для оформления льгот?

Справка о составе семьи, которая содержит сведения о детях, находящихся на иждивении. Этот документ можно получить в паспортном столе. Справку предоставлять не обязательно. Однако в интересах самого работника получить льготы и полагающиеся вычеты в соответствии с налоговым законодательством РФ.
Документ о возрасте детей, который поясняет, какое количество иждивенцев у работника. Что также влияет на различные компенсации, выплаты и т. д.
Справка о беременности женщины. Она даёт право:
- перевестись на лёгкий труд;
- не может быть уволена (статья 64 ТК РФ);
- получить декретный оплачиваемый отпуск с сохранением рабочего места.
К оформляемой документации, которая предполагает дополнительные гарантии, относится:
- справка о присвоенной группы инвалидности (заключение из медицинского учреждения);
- удостоверение беженца;
- документы, свидетельствующие о том, что сотрудник является одиноким родителем;
- документ, подтверждающий наличие у работника ребёнка-инвалида, находящегося на иждивении;
- документ, подтверждающий статус молодого специалиста.

Какую документацию обязан оформить наниматель?

Теперь о том, как правильно оформить нового сотрудника.

Одним из обязательных главных документов является трудовой договор, который подписывается и составляется в двух экземплярах. Один остаётся в отделе кадров, а второй передаётся сотруднику на руки. Содержание договора должно соответствовать действующему законодательству, а именно статье 57 ТК РФ.
Внимание! Трудовой договор чётко разъясняет права и обязанности сторон, а также имеет юридическую силу.
Помимо трудового договора на сотрудника оформляется обязательная документация. После подписания трудового договора, составляется и издаётся приказ. Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу. Существуют две основные формы приказов Т-1 и Т-1а. Первый издают при приёме одного трудящегося, а вторая форма распространена на группу трудоустраиваемых лиц. В некоторых случаях также приходится оформлять выписку из приказа, о которой рассказано в этой статье.
Наниматели обязаны предоставлять сведения в военный комиссариат, согласно Постановлению Правительства №719. Это информация о сотрудниках, находящихся на воинском учёте. Документ составляется в двух экземплярах. Один направляется в военкомат, а второй остаётся в отделе кадров.

Есть ситуации, когда работодатель должен оформить и еще один документ — гарантийное письмо о приеме на работу. Подробнее об этом документе рассказывается тут.

Подводя итоги можно отметить, что обязательных документов для устройства на работу не много. Все правила оформления сотрудников отражены в трудовом законодательстве, на него же должны опираться и кадровики при документировании этого процесса. Иные документы могут предъявляться на усмотрение работника.