Что такое выписка из приказа о приеме на работу? Образец и нюансы оформления

Время на чтение: 3 минуты Добавить в закладки

Приказы, издаваемые руководством организации, довольно обширны, так как включают в себя максимально полный перечень аспектов деятельности компании.

Обращаясь к содержанию внутренних документов, в том числе и по вопросу приема на работу конкретного сотрудника, удобнее и правильнее с юридической точки зрения составлять специальные выписки.

В этой статье рассказано, в каких случаях оформляется выписка и как правильно составить такой документ.

Показать содержание

Что это такое?

Трудовой кодекс Российской Федерации предписывает работодателю предоставить сотруднику все данные, связанные с выполняемыми им обязанностями. В этом аспекте выписка из приказа о приеме на работу – первоочередной документ, обладающий юридической силой.

Зачастую сотрудники кадровой службы полагают, что при запросе выписки достаточно копии соответствующей части нормативного акта. Однако это в корне неверно. Данная информационная часть приказа носит самостоятельный характер и оформляется в соответствии с четкими требованиями.

Выписка из приказа о приеме на работу – это официальный распорядительный документ. Она содержит преамбулу и данные из основного нормативного акта, касающиеся конкретного лица.

СПРАВКА! Выписка является абсолютной копией отдельной части первоисточника, где указаны распоряжения относительно трудовых функций работника.

В каких случаях оформляется?

Сотруднику организации может понадобиться документ, подтверждающий факт его приема на определенную должность. Такая необходимость возникает при затребовании информации о конкретном работнике органами социальной защиты, представителями Государственной инспекции труда, муниципалитета, Пенсионного фонда, судьями и т.д.

Среди наиболее распространенных причин запроса такой бумаги можно выделить:

  • Использование в качестве основания для подтверждения стажа при выходе на пенсию.
  • Предоставление данных в судебные инстанции для доказательства наличия факта трудовой деятельности в компании.
  • Для обоснования начисления выплат или льгот.

Для получения выписки работнику необходимо оформить свое пожелание в письменном виде и подать его в отдел кадров. В течение трех рабочих дней запрос должен быть удовлетворен.

Право на получение выписки из приказа о приеме на работу имеют и удалённые сотрудники. В соответствии с ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ она может быть передана им заказным письмом с уведомлением или в электронном формате.

Стоит отметить также, что оформление выписок важно и для самих работодателей – с их помощью можно сохранить конфиденциальную часть информации, содержащуюся в основном документе (о нюансах оформления приказа о приеме на работу мы рассказывали тут). Также преимуществом предоставления краткой информационной части первоисточника является экономия времени и канцелярских принадлежностей фирмы.

Как правильно заполнить?

Сделать выписку из оригинала следует на фирменном бланке, который в верхней центральной части содержит логотип и реквизиты организации. Ниже вы увидите образец, как сделать выписку из приказа о приеме на работу.

ВАЖНО! Наименование компании должно полностью соответствовать учредительным документам. Использование сокращений кроме общеутвержденных аббревиатур недопустимо.

Далее обязательно необходимо отразить следующие данные:

  1. Реквизиты бланка приказа: выписка полностью сохраняет регистрационный номер и дату первоисточника. Однако, название «Приказ» следует заменить словосочетанием «Выписка из приказа» в центре без точки в конце.
  2. Если в оригинальном документе есть констатирующая часть, ее приводят полностью. Она отсутствует в нормативных актах по личному составу – в таком случае достаточно написать «Приказываю».
  3. Пункты распорядительной части: указываются лишь те положения, ради которых готовится выписка. Они содержат точную копию пунктов приказа касательно конкретного сотрудника («Принять»…, «Перевести»… и иные распоряжения).
  4. ФИО, должность человека, непосредственно подписавшего приказ о приеме на работу (сама индивидуальная подпись не копируется).
  5. Заверение выписки из приказа о приеме на работу. Для юридически грамотного завершения оформления акта необходимо присутствие в нем:

    • Надписи «Верно».
    • Должности сотрудника, осуществляющего визирование.
    • Личной подписи со словесной расшифровкой.
    • Даты.
    • Печати директора или руководителя кадровой службы (если у него имеется право подписи документации по доверенности). Оттиск должен находиться между личной подписью подписанта и указанием его должности, охватывая фамилию.
ВНИМАНИЕ! Документ также должен содержать отметку о том, что оригинальный акт находится на предприятии.

Срок действия и хранения

Выписку принято считать не имеющей срока, так как законом РФ не обозначен период ее действия. На длительность хранения акта напрямую влияет первоисточник, откуда были взяты сведения. Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 закреплен Перечень типовых архивных документов, к которым относятся личные дела и содержащиеся в них копии приказов и выписки из них. Они должны сохраняться в течение 75 лет. Если же информационный фрагмент не относится к личным делам, его срок хранения лишь 5 лет.

Заключение трудовых отношений между сотрудником и работодателем должно быть оформлено в соответствии с законодательством, только в этом случае они будут иметь официальный характер. Для этого стороны подписывают между собой трудовой договор. Подробно о том, как именно оформляется контракт и какие документы необходимы при приеме на работу, а также всегда ли нужна справка о судимости, как грамотно составить гарантийное письмо, автобиографию, заявление и оформить запись в трудовой книжке о приеме на работу – читайте на нашем интернет-портале..

Таким образом, выписка из приказа о приеме на работу – важный кадровый акт, который имеет юридическую силу лишь в том случае, если оформлен по всем правилам делопроизводства.

Дзен
Перейти на канал
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.