Как оформить приглашение на собеседование и как правильно написать ответ?
Приглашение на собеседование – это хороший знак для кандидата. Однако как правильно составить сообщение и пригласить соискателя, чтобы он пришёл в назначенное место и время, собрав определённые документы?
Это нелёгкая задача, которая стоит перед работниками кадровой службы.
Есть некоторые особенности, о которых и пойдёт речь в данной статье.
Показать содержание
- Что это такое?
- Как правильно пригласить по телефону?
- Как корректно написать?
- Как ответить на письмо?
- Почему не приглашают?
Что это такое?
Приглашение на собеседование – это желание работодателя увидеться лично с выбранным кандидатом. Это означает, что резюме соискателя привлекло рекрутера. Первое общение и общее впечатление о кандидате создаётся именно при личной встрече.
Приглашение на встречу является промежуточным этапом между изучением резюме соискателя и личной беседой. При встрече выявляются профессиональные навыки и качества кандидата, а также их соответствие с резюме (больше о том, как проводить собеседование при приеме на работу, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о том, какие вопросы нужно задавать соискателю). Озвучить предложение о встрече рекрутер может двумя способами:
- Посредством телефонных переговоров.
- Отправлением письма по электронной почте или смс сообщения.
Сайты, которые специализируются на сборе вакансий от прямых работодателей и привлечении соискателей, имеют специально разработанные шаблоны с функцией автоматического заполнения данных нанимателей. В шаблоне указываются контактные телефоны, с помощью которых соискатель может самостоятельно связаться с уполномоченными лицами компании.
Такой способ упрощает работу уполномоченных лиц, особенно если речь идёт о компании с большим потоком новых вакансий. Однако есть небольшой минус, и заключается он в том, что электронный шаблон может остаться непрочитанным или вовсе проигнорированным.Как правильно пригласить по телефону?
Как правильно договориться по телефону – вопрос актуальный. Во время телефонного разговора работодатель может задать любые интересующие вопросы кандидату, чтобы составить первичное мнение о его знаниях.
Назначив дату и время собеседования и согласовав её по телефону с успешным кандидатом, можно легко проконтролировать всю процедуру поиска работников и знать наверняка, сколько именно человек придёт на деловую беседу.
Примером может быть следующий алгоритм действий:
- Приветствуем кандидата.
- Представляемся – говорим название компании, своё имя и должность.
- Речь должна быть чёткой без длительных пауз.
- Не стоит использовать слова-«паразиты» и фразы, имеющие негативный окрас.
- Перед диалогом необходимо подготовить кейс (шпаргалку) и держать её перед глазами.
- Уточняем удобно ли собеседнику сейчас разговаривать. Люди не всегда имеют телефон под рукой и в момент звонка могут быть заняты.
- Уточняем актуально ли на данный момент предложение о работе. Возможно, что человек уже нашёл работу своей мечты, но резюме не успел убрать из свободного доступа.
- Работодатель должен подготовиться и уметь отвечать на любой вопрос, который касается вакантной должности. Если резюме содержит не достаточно информации, можно задать несколько уточняющих вопросов.
Важно: статья 64 ТК РФ регламентирует о том, что соискателю не могут отказать в трудоустройстве на основании его возрастной категории, расы, пола, места регистрации и проживания или иных подобных причин. При отборе учитываются исключительно профессиональные качества и навыки кандидата.- Рассказываем о списке документов, которые необходимы для проведения собеседования. Статья 65 ТК РФ чётко разъясняет, какие документы нужны для трудоустройства, а какие не обязательны. Для заключения трудового договора нужен паспорт гражданина РФ, СНИЛС, военный билет или иные документы воинского учёта, документы об образовании.
- Резюмируем диалог. Сообщаем о вакансии, которая свободна на данный момент. Рассказываем о дате проведения собеседования, месте встречи и времени. Если время заранее не запланировано, согласовываем его с соискателем. Также необходимо разъяснить кандидату, где именно находится здание, в котором планируется встреча. Это необходимо для того, чтобы человек не заблудился и в итоге не опоздал.
- Вежливо прощаемся с кандидатом до встречи на собеседовании.
Смотрите видео о правильном приглашении на собеседование по телефону:
Как корректно написать?
Приглашение в виде электронного письма на указанный почтовый ящик, является достаточно простым и удобным для HR менеджеров. Такой способ значительно экономит время и упрощает работу специалистов кадровой службы. К сожалению, соискатели часто игнорируют такие письма, и связано это с их шаблонностью.
Установленной твёрдой формы для писем-приглашений не существует. Однако при их составлении необходимо использовать исключительно деловой стиль речи. Подойдите к процессу креативно, и ваше письмо будет гениальным, что поможет привлечь внимание самых лучших специалистов. Очень важно указать все главные преимущества работы в компании.
В письме необходимо зафиксировать следующую информацию:
- Полное наименование компании и имя контактного лица.
- Место, дата и время проведения собеседования.
- Перечень необходимых документов для проведения мероприятия.
- Название самой вакансии и требования, которые предъявляются к сотруднику.
- Главные преимущества работы в компании (спортзал, столовая, льготы, подарки, проведение бесплатных банкетов, достойный уровень оплаты труда и многое другое).
- Контактные телефоны уполномоченного менеджера по работе с персоналом.
- Затем просьба подтвердить присутствие на собеседовании по телефону или письменно.
- Скачать шаблон приглашения на собеседование
- Скачать образец приглашения на собеседование (обычным письмом или по электронной почте)
Как ответить на письмо?
Подтверждение приглашения выражает согласие кандидата посетить офис. Ответить на приглашение можно как в письменной форме (переслать ответ на электронный ящик), так и позвонить по указанным телефонам, напрямую уполномоченным лицам. Однако соискатели не всегда положительно реагируют на приглашения, если их что-нибудь не устраивает. В таком случае необходимо грамотно отказать. Как это сделать?
Не следует игнорировать работодателя, если вы не намерены трудоустраиваться в компанию. В такой ситуации необходимо вежливо отказаться, известив нанимателя либо по телефону, либо написав письмо по электронной почте. Лучше указать причину, по которой соискатель не желает или не может занять предложенную должность. Подробно о том, как отказать работодателю, если вакансия не подошла, мы рассказывали здесь.
Также желательно поблагодарить работодателя за внимание к вашей персоне и пожелать найти достойного сотрудника. При этом очень важно соблюдать деловой стиль общения. Сообщение об отказе следует направлять только в рабочее время и желательно в будни.Скачать образец ответа на приглашение на собеседование
Почему не приглашают?
Причин для отказа может быть множество:
- Если навыки и опыт работы кандидата не соответствует вакантному месту.
- Не правильно составленное резюме (не полностью указано образование, отсутствует грамотность и т. д.).
- Частая смена работы.
Причины для отказа можно узнать у ответственных лиц компании. Связаться с ними можно по контактным телефонам. Очень важно быть всегда вежливым и не допускать грубости.
Работники HR отдела при подборе персонала используют множество видов интервью, которые позволяют весьма точно определить каким человеком является кандидат, и можно ли считать его потенциальным сотрудником. Читайте наши материалы о том, что нужно знать соискателю, чтобы успешно пройти собеседование.Подводя итоги, можно отметить, что в любой ситуации нужно соблюдать правила приличия и делового этикета. Важно показать себя только с положительной стороны, ведь не известно, что и кого ожидает в будущем.