Пошаговая инструкция по документальному оформлению отпуска по беременности и родам, образец приказа

Оплачиваемый отпуск по беременности и родам (по БиР) полагается работающим женщинам и некоторым категориям неработающих. Чтобы его оформить, женщине необходимо обратится по месту своей работы, учебы или в органы социальной защиты.

Отпуск оформляется и оплачивается при предъявлении полного пакета документов в течении 10 дней с момента обращения. Расскажем, как оформить отпуск по БиР, как отмечать его в табеле учета рабочего времени, рассмотрим другие важные нюансы.

Показать содержание

• Чем регламентируются правила оформления отпуска по БиР?
• Пошаговая инструкция по процедуре
• Сопровождающая документация
Что должна предоставить беременная?      Заявление      Листок нетрудоспособности      Издание приказа      Как отмечать в табеле?      Заполнение личной карточки      Представление документации в ФСС     
• Нюансы, если женщина безработная
• Справка с места работы
Нужна ли, когда и для чего?      Обязан ли ее выдать наниматель?      Правила заполнения     
• Какие еще бумаги понадобятся и куда их подавать для оформления пособия?

Чем регламентируются правила оформления отпуска по БиР?

Законодательство РФ гарантирует предоставление беременной женщине декретного отпуска при наличии у нее больничного листка (ст. 255 ТК РФ). Отпуск по БиР является целевым и должен предоставляться работодателем в тот период, который указан в листке нетрудоспособности.

Статьей 10 255-ФЗ от 29 декабря 2006 года «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» регламентируются длительность отпуска по беременности и родам, а также гарантируется оплата пособия за нахождение в декретном отпуске.

Право на получение пособия по БиР также зафиксировано в ст. 6–7 81-ФЗ от 19 мая 1995 года «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей».

Пошаговая инструкция по процедуре

На тридцатой (при многоплодной беременности — на 28-ой, а проживающие на территории, подвергшейся загрязнению вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, с правом на отселение — на 27-ой (п.6 ст.18 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1)) неделе беременности будущая мама в медицинском учреждении получает лист нетрудоспособности, который дает ей право для оформления декретного отпуска.

С чего же начать, если сотрудница принесла листок нетрудоспособности?

1. Работодатель, получив от работницы больничный листок, проверяет его на наличие ошибок или неточностей. В случае выявления ошибки, больничный лист возвращается сотруднице для внесения в лечебном учреждении исправлений. Незначительные ошибки врач исправляет самостоятельно, сделав пометку «исправленному верить» и заверив подписью и печатью лечебного учреждения.

   Число таких ошибок или недочетов не должно быть больше двух. В противном случае, а также при наличии серьезной ошибки, выдается дубликат больничного листка, а оригинал уничтожается.

2. Убедившись в отсутствии ошибок в листке нетрудоспособности, работодатель получает у работницы заявление на отпуск по БиР и, в зависимости от срока начала отпуска, оформляет приказ на отпуск.
3. Сотрудник кадровой службы вносит запись об оформленном декретном отпуске в личную карточку сотрудницы по форме Т-2.
4. В 10-ти дневный срок работодатель производит расчет пособия по БиР и выплачивает его работнице.
5. В табеле учета рабочего времени сотрудник кадровой службы фиксирует дни отпуска по БиР.
6. По окончании текущего месяца работодатель подает в территориальное отделение ФСС документы на возврат суммы выплаченного пособия на свой расчетный счет.

Сопровождающая документация

Что должна предоставить беременная?

При обращении к работодателю за отпуском по БиР женщина предоставляет:

• листок нетрудоспособности;
• заявление на декретный отпуск.

Больничный лист оформляется на специальном бланке, который утвержден приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н. Заявление на отпуск оформляется женщиной на компьютере или от руки понятным и четким почерком в произвольной форме. Если в организации есть свой разработанный бланк такого заявления, то работница может воспользоваться им.

Заявление

Заявление на отпуск по беременности и родам является важным основанием для оформления отпуска. Оно пишется будущей мамой в свободной форме, однако в заявлении должны быть обязательно указаны следующие реквизиты:

• наименование работодателя, ФИО его руководителя;
• должность и ФИО декретницы без сокращений, реквизиты документа, удостоверяющего ее личность;
• данные о месте ее проживания и прописке;
• просьба предоставить отпуск по БиР с обязательным указанием даты начала отпуска;
• просьба выплатить пособие по БиР;
• желаемый способ получения пособия, банковские реквизиты;
• номер и дата больничного листка;
• дата оформления заявления, подпись сотрудницы и расшифровка подписи.

Заявление пишется на листке, как правило, формата А4, без посторонних надписей и содержит стандартную структуру:

1. в верхнем правом углу указывается адресат и данные сотрудницы;
2. в средней части содержится просьба о предоставлении отпуска и выплате пособия по БиР с указанием способа получения денежных средств и банковских реквизитов, а также основание для данной просьбы;
3. нижняя часть содержит дату, подпись работницы и список прикладываемых документов.

• Скачать бланк заявления на отпуск по беременности и родам
• Скачать образец заявления на отпуск по беременности и родам

Обычно дата начала отпуска совпадает с датой листка нетрудоспособности, однако декретница может выйти в отпуск по БиР, по собственному желанию, позже. Важно понимать, что декретный отпуск — это право женщины, и она сама решает, как его использовать.

Листок нетрудоспособности

Больничный лист оформляется в лечебном учреждении, где будущая мама стоит на учете в качестве беременной, это может быть как женская консультация по месту ее регистрации или проживания, так и частная клиника, имеющая соответствующую лицензию.

Существуют общие правила оформления листка нетрудоспособности:

• Записи ведутся в ячейках, не выходя за границы ячеек и не соприкасаясь с ними.
• Записи выполняются на русском языке прописными буквами печатного шрифта или с применением печатных устройств. Если наименование работодателя содержит слова или аббревиатуры на латинице, то транскрибировать их на русский язык не нужно.
• Листок нетрудоспособности заполняется только гелевой, капиллярной или перьевой ручкой с черными чернилами.
• Допускается комбинированное заполнение больничного листка, т.е. часть может быть заполнена с применением компьютерной техники, а часть — от руки.

Образец листка нетрудоспособности по беременности и родам:

Издание приказа

Итак, приказ на отпуск по беременности и родам оформляется при наличии заявления от работницы и больничного листка.

Для оформления приказа можно применять:

• унифицированную форму № Т-6;
• форму приказа, разработанную самостоятельно в организации на основании формы № Т-6;
• произвольную форму приказа, которую работодатель применяет у себя.

Если женщина желает воспользоваться декретным отпуском полностью, то приказ на отпуск оформляется сразу же при получении от нее необходимых документов. Если работница желает уйти в отпуск по БиР позже, то приказ оформляется не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска.

Начальная (если иное не установлено заявлением сотрудницы), конечная даты и количество календарных дней отпуска берутся из больничного листка. Приказ визирует руководитель организации, с ним в тот же день необходимо ознакомить декретницу, о чем она в приказе ставит свою подпись и дату ознакомления.

• Скачать бланк приказа на отпуск по беременности и родам по форме Т-6
• Скачать образец приказа на отпуск по беременности и родам по форме Т-6
• Скачать образец приказа о выплате по больничному листу по беременности и родам

Как отмечать в табеле?

В табеле учета рабочего времени работодатель делает обозначение отпуска по БиР буквенным кодом «Р». Указывать количество часов в табеле в этом случае не нужно. По окончании отпуска по беременности и родам по заявлению работница оформляется отпуск по уходу за ребенком, который фиксируется в табеле символом «ОЖ».

Если же женщина решает прервать отпуск по БиР и выйти на работу, дни ее явки оформляются в табеле символом «Я», а выходные дни — «В». В случае болезни сотрудницы во время декретного отпуска, ее отпуск на время больничного не продлевается и, так как она уже получает пособие по БиР, права на выплату пособия по временной нетрудоспособности у нее нет. Соответственно, в табеле никаких отметок иных отметок делать не нужно.

Заполнение личной карточки

Сведения об отпуске по БиР фиксируются в разделе «Отпуск» личной карточки сотрудника. В ней следует отразить вид отпуска, даты его начала и окончания, длительность и информацию о приказе. Наличие этих сведений помогает при решении спорных ситуаций, связанных с трудовыми периодами сотрудницы, поэтому будет правильным вносить в личную карточку сведения о декретном отпуске.

Пример заполнения личной карточки:

Представление документации в ФСС

Для этого необходимо предоставить:

1. Заявление.
2. Справку-расчет.
3. Расшифровку произведенных расходов.
4. Документы, служащие обоснованием произведенных расходов.

Территориальное отделение ФСС в 10-дневный срок принимает решение о выплате средств и перечисляет их на расчетный счет организации.

Нюансы, если женщина безработная

Право на пособие по беременности и родам имеет работающая женщина, т.к. ее работодатель производит отчисления в ФСС, за счет средств которого и выплачивается данное пособие. Но существует несколько категорий безработных женщин, которым данная выплата гарантирована государством, это:

• уволенные в связи с ликвидацией предприятия;
• проходящие военную, таможенную и другие виды госслужбы по контракту;
• студентки дневного отделения, в т.ч. и аспирантки.

Справка с места работы

Нужна ли, когда и для чего?

Пособие по беременности и родам рассчитывается исходя из суммы заработка за два предыдущих года. Однако, если будущая мама не работала у нынешнего работодателя все время расчетного периода, то для полного правильного расчета суммы пособия необходимо воспользоваться данными из справки с предыдущего места работы.

Обязан ли ее выдать наниматель?

При увольнении женщины по любым основаниям в день увольнения ей выдается справка, содержащая сведения о периоде работы у работодателя и сумме выплат сотруднику, которые являлись базой для начисления страховых взносов. Если справка не была выдана своевременно или же была утеряна, бывший работодатель обязан выдать ее повторно в течение 3 рабочий дней со дня обращения. Данная справка выдается обратившейся сотруднице безвозмездно и сколько угодно раз.

Правила заполнения

Форма справки и порядок ее заполнения утверждены приказом Министерства труда и социальной защиты 182н от 30.04.2013. Она заполняется либо с применением компьютерной техники, либо от руки шариковой ручкой с черными или синими чернилами. В справке не нужно отражать сведения за все время работы сотрудницы, а лишь за два календарных года, предшествующих году увольнения и за текущий календарный год.

• Скачать бланк справки с места работы для больничного листа по беременности и родам
• Скачать образец справки с места работы для больничного листа по беременности и родам

Работодатель может рассчитать пособие по БиР на основании копии справки 182н, если она заверена надлежащим образом нотариально или работодателем, выдавшим справку (ч. 7.1 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Какие еще бумаги понадобятся и куда их подавать для оформления пособия?

Дополнительные документы для оформления пособия по БиР понадобятся в случае, если за пособием в органы соцзащиты обратится неработающая женщина. Ей необходимо будет подтвердить свое право на получение пособия, предоставив дополнительно следующие документы:

• выписку из трудовой книжки с записью о последнем месте работы и об увольнении в связи с реорганизацией (ликвидацией) работодателя;
• справку из службы занятости о том, что женщина стоит на учете в качестве безработной.

Таким образом, работающим и некоторым категориям безработных женщин законодательно гарантирован оплачиваемый отпуск по беременности и родам, для оформления которого необходимо предоставить утвержденный пакет документов.