Юридическое значение, нюансы составления и образец дополнительного соглашения к трудовому договору

Отношения между работником и работодателем возникают в силу трудового договора. Однако в тех случаях, когда существенные условия труда меняются, это соглашение должно быть изменено.

Один из распространённых способов изменить трудовой договор – это заключение к нему дополнительного соглашения. Разберёмся, что собой представляет этот документ и как его правильно оформить.

Показать содержание

• Что это такое?
• В каких случаях документ необходим?
• Как правильно оформить?
Требования к составлению дополнения об изменении рабочего времени или режима работы     Как регистрировать и нумеровать?    
• Срок хранения
• Когда вступает в силу?

Что это такое?

Понятие трудового договора закреплено ст. 56 ТК РФ. Статья определяет, что договором называется соглашение, заключённое между работником и работодателем, по которому одна сторона (работодатель) обязуется предоставить рабочее место, отвечающее требованиям трудового законодательства, и выплачивать зарплату, а обязанностями второй (работником) является исполнение трудовых функций в полном объёме и соблюдение правил распорядка, утверждённых работодателем. Договор должен заключаться в письменном виде.

В том же случае, когда определенные трудовым договором условия меняются, стороны должны закрепить изменения тоже в письменном виде (ст. 72 ТК РФ).

Дополнительное соглашение – не единственный способ закрепить изменения. Возможно и заключение нового трудового договора. Однако такой вариант используется реже – по сути, лишь в случаях, когда условия меняются радикально и нужно говорить не сколько об изменениях, сколько о расторжении старого и заключении нового договора.

В каких случаях документ необходим?

Исходя из содержания главы 12 ТК РФ, можно выделить следующие ситуации, когда требуется заключать дополнительное соглашение:

• Перевод сотрудника на другую работу либо перемещение его в другую местность.
• Временный перевод на другое рабочее место, в том числе и для замещения отсутствующего сотрудника.
• Перевод по медицинским основаниям на другую работу.
• Изменение организационных, технологических или других существенных условий труда.

Во всех этих ситуациях изменение требует согласия работника.

Случаи, когда необходимо заключать соглашение к трудовому договору:

• Изменение должности или ее названия.
• Изменение размера оплаты труда, если он закреплён трудовым договором, а не только штатным расписанием в организации.
• Изменение данных работника или работодателя. В частности, имеет смысл подписывать дополнительное соглашение, если работник сменил имя либо произошла реорганизация работодателя-организации.

Как правильно оформить?

Главное при этом – чтобы в документе были указаны существенные условия, которые требует ТК РФ и другие нормативные акты трудового законодательства.

Если же заключается дополнительное соглашение, оно должно совершаться в той же форме, что и сам договор. В нём должны быть указаны:

1. Данные сторон. Для работника это будет полное имя (и при необходимости – данные паспорта или другого документа, который удостоверяет личность), для работодателя-ИП – имя и реквизиты документа о регистрации в ЕГРИП, для организации – полное наименование и регистрационный номер (ОГРН).
2. Время и место заключения. Особое внимание нужно обратить как раз на время: именно от даты подписания будет отсчитываться момент, когда соглашение вступает в силу.
3. Реквизиты договора, который изменяется дополнительным соглашением.
4. Суть вносимых изменений. Суть изменений необходима для уточнения во время трудовых споров.
5. Подписи сторон. Работник должен лично подписать все экземпляры соглашения, от имени же работодателя подпись должно ставить лицо, уполномоченное на это Уставом, внутренними нормативными актами или другими документами. Как правило, дополнительное соглашение подписывается руководителем организации.

Документ должен быть составлен минимум в двух экземплярах, один из которых выдаётся работнику, а второй хранится у работодателя.

Требования к составлению дополнения об изменении рабочего времени или режима работы

Часто допсоглашение используется для изменения режима рабочего времени, которое установлено работнику. Какие особенности будет иметь такой документ?

Согласно ст. ст. 91 и 100 ТК РФ, режим рабочего времени устанавливается с помощью двух документов:

1. Трудового договора с работником.
2. Правил внутреннего распорядка, утверждённых на предприятии.

А вот любая смена условий трудового договора требует обоюдной воли как работодателя, так и сотрудника (за исключением случаев, предусмотренных ст. 74 ТК РФ). Поэтому потребуется заключать дополнительное соглашение к трудовому договору.

В нём должна быть указана следующая информация:

• Время и место подписания.
• Регистрационные данные согласно действующей в организации системе учёта документооборота.
• Новый режим рабочего времени, вводимый для сотрудника.
• Подписи сторон.

Печать на дополнительных соглашениях ставить не обязательно, однако работодатель вправе заверить экземпляр, передаваемый работнику, оттиском печати организации.

• Скачать бланк дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении режима работы
• Скачать образец дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении режима работы

Как регистрировать и нумеровать?

Дополнительное соглашение к трудовому договору должно быть оформлено в соответствии с действующими у работодателя правилами делопроизводства. В частности, соглашению должен быть присвоен регистрационный номер по используемой системе нумерации документов.

Номер может быть:

1. просто порядковым со сквозной нумерацией всех документов;
2. порядковым в текущем периоде с указанием года;
3. порядковым с указанием типа документа (например, с буквой «К», означающей, что допсоглашение относится к числу документов по кадровым вопросам.

Приведённые примеры являются ориентировочными. Конкретная система учёта зависит исключительно от воли работодателя.

Срок хранения

Как и сам трудовой договор, допсоглашение должно храниться в организации всё время, пока сотрудник сохраняет с ней трудовые отношения. Но что делать после того, как он уволился?

В этой ситуации документ должен оставаться на хранении. ФЗ «Об архивном деле в РФ» устанавливает для таких документов срок хранения в 75 лет. Однако это относится лишь к документации, по итогам экспертизы признанной ценной и подлежащей включению в Архивный фонд РФ.

Во всех остальных случаях должен применяться приказ Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010г. Он определяет, что личные дела работников, а также иные кадровые документы, в личные дела не вошедшие, должны храниться не менее 50 лет. В том случае, если организация прекращает своё существование, она должна сдать материалы в архив местного самоуправления по месту своей регистрации. Ранее действовавший порядок хранения, определяющий срок в 10 лет, отменён с 2010 года.

Когда вступает в силу?

Но можно ли подписать дополнительное соглашение задним числом?

Законодательство такой возможности не предусматривает. Кроме того, необходимо учитывать, что помимо трудового договора и дополнительного соглашения к нему по трудовым отношениям с сотрудником составляется множество иной документации, в том числе и подаваемой в государственные органы (например, по уплаченному за работника НДФЛ, по платежам в обязательные фонды страхования и т. д.).

Разумеется, поданные задним числом документы по воле работодателя не могут быть изменены. Таким образом, составляя допсоглашение, нужно учитывать, что оно будет регулировать трудовые отношения лишь с реального момента подписания.

Другие варианты незаконны и могут послужить поводом для применения к работодателю мер ответственности.

Дополнительным соглашением меняются условия труда сотрудника. Поэтому оно должно составляться в том же виде, что и сам трудовой договор. Один экземпляр должен быть передан на руки работнику.