Как оформить изменение оклада работника? Дополнительное соглашение к трудовому договору и другие документы

Трудоустраиваясь на новое место работы, сотрудник, в первую очередь, интересуется размером заработной платы. Если зарплата и другие условия труда устраивают работника, то стороны подписывают трудовой договор (ТД).

Во время работы на предприятии могут произойти изменения, которые приведут к уменьшению или увеличению оклада, что должно быть оформлено документально в соответствии с законодательством.

Показать содержание

• Порядок действий
• Как правильно оформить увеличение оплаты труда в ТД?
Служебная записка      Приказ о внесении корректив в штатное расписание    
• Допсоглашение
• Приказ об увеличении
• Уменьшение оплаты труда – законно ли и в каких случаях допустимо?
Уведомление сотрудника     

Порядок действий

Любые изменения оклада, как в большую, так и в меньшую сторону, должны быть правильно оформлены работодателем. Увеличиться размер оклада может в двух случаях:

1. сотрудника переводят на более высокую должность с большей зарплатой;
2. работодатель решил повысить размер оплаты труда.

В первом случае перевод на новую должность и изменение заработной платы происходит одновременно. Стороны подписывают дополнительное соглашение, где указывается новая должность и зарплата. На основании соглашения работодатель издает приказ о переводе сотрудника на новое рабочее место, о чем вносится запись в трудовую книжку работника. О том, как оформить дополнительное соглашение при изменении должности, читайте тут.

Если должность остается неизменной, но работодатель решил повысить заработную плату, то об этом оформляется приказ и вносятся изменения в штатное расписание. С работниками, размер оплаты труда которых увеличивается, подписывается дополнительное соглашение.

При смене организационных и технологических условий труда может произведено уменьшения оклада работников.

Для уменьшения размера оклада работодатель должен выполнить следующие действия:

• Составить распоряжение о внесении изменений в штатное расписание, о чем сотрудники организации должны быть уведомлены под роспись.
• Сотрудников необходимо ознакомить с предстоящими изменениями за 2 месяца до их введения на предприятии (ст. 74 ТК РФ).

  Если сотрудника не устраивает измененный размер зарплаты, то работодатель должен предложить ему другую имеющуюся вакантную должность (ст. 74 ТК РФ). Если работник отказывается от предложенных изменений, то ТД с ним может быть расторгнут.

• Если при ознакомлении с приказом о вносимых изменениях в условия труда, сотрудник отказывается ставить свою подпись, то работодатель должен составить акт об отказе.
• Если претензий от работников не поступает, то работодатель заключает с ними дополнительное соглашение к ТД о снижении размера оклада.

Как правильно оформить увеличение оплаты труда в ТД?

Служебная записка

Служебная записка представляет собой документ, который обеспечивает внутреннюю связь между сотрудниками, имеющими равнозначное положение. Она может содержать просьбу, предложение или замечание, но официальный статус у этого документа отсутствует.

Законодательно не установлена форма служебной записки. Как правило, порядок ее составления прописан во внутренних нормативных актах организации. Структура документа выглядит следующим образом:

1. В «шапке» документа указывается ФИО и должность лица, которому она направляется, а также ФИО и должность составителя.
2. Наименование документа «служебная записка».
3. В тексте описывается просьба.
4. К документу прикладываются приложения, если имеется в этом необходимость.
5. В конце документа ставится дата составления, ФИО и подпись составителя.

Если служебная записка составляется с просьбой увеличить размер оклада, то такой документ составляет руководитель подразделения. Основаниями для повышения размера оплаты труда могут быть:

• трудовые достижения работника;
• индексация, аттестация сотрудника;
• окончание испытательного срока;
• повышение должности;
• получение дополнительной квалификации.

Руководитель составляет служебную записку в двух экземплярах, где обязательно указывается дата и размер нового оклада. Цель составления записки — необходимость увеличить размер оплаты труда конкретному работнику.

• Скачать бланк служебной записки
• Скачать образец служебной записки о повышении оклада

Готовая служебная записка регистрируется способом, который указан в инструкции по делопроизводству: отмечается в журнале или фиксируется в регистрационно-контрольных карточках. Регистрируется документ в день поступления, подписания, утверждения документа.

Документ направляется на согласование к вышестоящему руководству, после чего будет принято решение.

Приказ о внесении корректив в штатное расписание

После того, как работники были ознакомлены с новой информацией, и работодатель получил от них подтверждающие подписи, или же отказ работать в новых условиях труда, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание компании.

После того, как работодатель принял решение о корректировке штатного расписания, он дает распоряжение по составлению приказа ответственному лицу. Как правило, за оформление таких документов отвечает сотрудник отдела кадров.

На законодательном уровне не установлена форма такого документа, поэтому приказ составляется в произвольной форме, но обязательно должен содержать следующую информацию:

1. полное название организации;
2. дата составления приказа;
3. основания (в связи с чем произошло внесение изменений);
4. сами изменения.

Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности. Документ подписывает директор предприятия или уполномоченное лицо. Кроме этого, с приказом под подпись знакомят всех заинтересованных сотрудников.

• Скачать бланк приказа о внесении изменений в штатное расписание
• Скачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

Допсоглашение

После того, как работодатель принял решение об изменении оклада работника, он должен его заранее оповестить об этом. Если работник согласен с изменениями, то стороны заключают дополнительное соглашение.

Чаще всего документ составляет специалист кадровой службы или секретарь руководителя. Соглашение составляется в произвольной форме или по шаблону, которым пользуются в организации при составлении подобных документов.

В обязательном порядке соглашение должно включать в себя такие пункты:

• Наименование организации.
• ФИО, должность работника, номер трудового договора, в который вносятся изменения.
• Причина изменения оклада работника.
• Факт достижения договоренности о внесении изменений между сторонами.
• Условия, которые подлежат изменению.
• Дата, с которой изменения вступают в силу.

Соглашение всегда составляется в письменной форме в двух экземплярах, один из которых передается сотруднику, а второй остается у работодателя.

• Скачать бланк дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении оклада
• Скачать образец дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении оклада

О нюансах составления дополнительного соглашения к трудовому договору и его юридическом значении вы можете прочитать в этой статье.

Приказ об увеличении

Приказ об увеличении должностного оклада сотрудника издается на основании документального обоснования, например, служебной записки от руководителя. Составляется приказ в свободной форме. В его содержании должна быть указана следующая информация:

1. дата составления и номер приказа;
2. название предприятия;
3. личные данные работника или нескольких работников, которым увеличивается размер оклада;
4. причина увеличения заработка;
5. суммы старого и нового оклада.

С приказом под роспись должны быть ознакомлены все лица, чьи ФИО указаны в документе. Приказ об увеличении должностного оклада составляется в единственном экземпляре, но при необходимости создается его копии.

• Скачать бланк приказа об увеличении оклада
• Скачать образец приказа об увеличении оклада

Уменьшение оплаты труда – законно ли и в каких случаях допустимо?

Часто руководство предприятия на основании различных экономических показателей принимает решение о снижении любых расходов, в том числе и на оплату труда.

На законных основаниях уменьшить размер оклада работодатель может, только если он получил на это согласие от работника, а причина заключается в организационных или технологических изменениях (ст. 72, ст. 74 ТК РФ).

В данной ситуации работодатель может предложить работнику:

• уйти в отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
• перевести на неполный рабочий день или неделю (ст. 93 ТК РФ);
• перевести на рабочее место с более низкой оплатой труда (ст. 72.1 ТК РФ).

Для снижения оклада работника на законных основаниях, работодатель должен озвучить весомые причины.

Уведомление сотрудника

Для документального оформления уменьшения размера оклада в организации должны быть составлены соответствующие приказы, дополнительные соглашения, уведомления.

Сотруднику вручается письменное уведомление об изменении размера оплаты труда. Оно может быть составлено в свободной форме, но в документе обязательно указывается причина изменения и новый размер оклада.

• Скачать бланк уведомления работника об уменьшении оклада
• Скачать образец уведомления работника об уменьшении оклада

Если работник согласен с уменьшением зарплаты, то он ставит свою подпись на документе. Если согласие не достигнуто, то об этом сотрудником делается соответствующая пометка и ставится подпись.

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (ст. 74 ТК РФ).

Без законных причин работодатель не имеет права уменьшить размер заработной платы. Согласно ТК РФ любые изменения условий труда, которые произошли после подписания ТД должны согласовываться с каждым из работников. Договоренность сторон в таких случаях подтверждается путем заключения дополнительного соглашения.