Что такое фотография рабочего дня, какие есть виды, как заполнять карточку и оформлять окончательный отчет

Каждый работодатель стремится, чтобы его работники максимально эффективно использовали время трудового дня или смены. Но для того, чтобы повысить отдачу от использования трудовых ресурсов, нужно определить, куда уходит рабочее время. Для анализа используют различные методы хронометража, и один из них – это фотография рабочего дня.

Показать содержание

• Что это такое
• Виды ФРД
Индивидуальная     Групповая     Бригадная     Многостаночника     Маршрутная    
• Самофотография
Особенности наблюдения за группой работников    
• Цели применения
• Технология проведения
• Как заполнять карточку ФРД
Какие данные не стоит вносить    
• Как оформляется окончательный отчет
• Есть ли недостатки у методики

Что это такое

Фотографией рабочего дня называют метод, при котором изучается и анализируется использование трудового времени работниками – как отдельными, так и рабочими группами или бригадами. Фотография должна дать полный расклад того, как в течение дня или смены используется рабочее время, на что оно тратится, какие результаты достигаются. В идеале она должна представлять собой буквально посекундный хронометраж типа: «8:00 – появился на рабочем месте, 8:01 – снял верхнюю одежду, поздоровался с коллегами, 8:05 – ознакомился со списком текущих дел…»

Фотография рабочего дня (далее для краткости будем использовать аббревиатуру ФРД) должна установить:

1. Сколько конкретно времени уходит у работника на определённый вид деятельности.
2. Сколько времени на тот же вид уходит у его коллег.
3. Какие из трудовых процессов являются обязательными, а какие можно передать на аутсорсинг или в другие подразделения.
4. Какие процессы можно вообще опустить.
5. Насколько обоснованы нормы выработки или производительности труда – и в чём причина, если эти нормы не выполняются.
6. Насколько плодотворно используется время смены.

Однако при всей своей эффективности такой метод оценки затрат, как ФРД, чрезвычайно трудоёмкий. Как минимум, он требует группы квалифицированных наблюдателей за работой сотрудников (особенно когда ведётся анализ группы или бригады либо большого количества отдельных работников). Поэтому слишком частое применение ФРД затратно даже для богатой и преуспевающей компании, и чаще, чем 1-2 раза в год, хронометраж обычно не применяется.

Виды ФРД

В зависимости от объекта исследований ФРД делится на несколько основных видов.

Индивидуальная

В этом случае специально выделенные наблюдатели ведут хронометраж занятости конкретного работника. Это позволяет изучить максимально детализировано работу отдельного сотрудника. Однако для того, чтобы получить достоверные данные, надо провести ФРД не только одного человека на протяжении нескольких дней, но и, по возможности, хотя бы нескольких сотрудников, занятых на аналогичных должностях и имеющих схожие обязанности.

Групповая

Групповая ФРД отличается от индивидуальной следующим:

• наблюдение ведётся не за одним сотрудником, а за группой специалистов;
• саму ФРД фиксирует не один хронометрист, а целая комиссия;
• результаты касаются целой группы людей, занятых в общей области, и позволяют оценить как эффективность отдельных сотрудников, так и группы, решающей схожие задачи.

Поскольку наблюдение за группой крайне сложно, используется метод мгновенных наблюдений и фиксации результатов независимыми наблюдателями. При этом время анализа делится на интервалы, которые оцениваются с точки зрения индивидуальной и общей производительности труда.

Бригадная

Этот метод аналогичен групповой ФРД, однако используется не для любой рабочей группы сотрудников, а для бригады рабочих на производстве. При фиксации результатов оценивается вклад каждого сотрудника бригады в общий результат – и делается поправка на работу каждого из них. Условно говоря: если при хронометраже бригады каменщиков оказывается, что большей частью простои происходят по вине неэффективности действий подносчика строительного раствора – в первую очередь анализируются именно его действия и, если проводилась оптимизация, в идеале должна пройти повторная ФРД именно для всей бригады (условно говоря: если подносчик раствора Сидоров быстрее возит его к рабочим местам каменщиков Петрова и Иванова – надо оценивать эффективность всей бригады в целом, а не то, сколько кирпичей положили Петров и Иванов до и после оптимизации).

Отметим дополнительно, что для офисных работников такая ФРД не применяется, поскольку в офисе большинство сотрудников всё-таки работает индивидуально.

Многостаночника

Эта ФРД комбинированная и применяется только для рабочих, обслуживающих несколько машин, станков или агрегатов с их одновременным использованием. Главная особенность такой ФРД в том, что нужно одновременно фиксировать как рабочее время исполнителя, так и состояние оборудования (работает, не работает, находится в ремонте или в процессе обслуживания), а также время на переход от одного рабочего места к другому.

В результате для многостаночника составляются два хронометража:

1. Сводка его рабочего времени.
2. Сводка работы оборудования, которое сотрудник использует.

Маршрутная

Маршрутная ФРД применяется в тех случаях ,когда наблюдатель не может постоянно находиться с работником или группой и фиксирует их действия на определённом маршруте, установив путь следования и периоды времени, через которые производится фиксация рабочих процессов методом хронометража.

Такие методы используются для сборщиков, аппартчиков, ИТР (инженерно-технических работников) и т. д.

Самофотография

Самофотография – метод ФРД, при котором сам сотрудник ежеминутно записывает, сколько времени он затратил на конкретное трудовое действие, а по окончании рабочего дня сдаёт отчёты. Такой способ хорош для офисных работников: для них составление отчётов – часть трудовой деятельности, а ручка с бланком или компьютер со специальной программой под рукой.

Главные преимущества метода самофотографии:

1. Отсутствие необходимости держать специальных наблюдателей, которые будут фиксировать количество затраченного времени. Человек одновременно выполняет и свои трудовые обязанности, и функцию наблюдателя.
2. Нет дискомфорта от наблюдения. Надсмотрщиков и соглядатаев никто не любит – и при обычных методах ФРД есть риск получить картину работы с пониженной эффективностью (от придирчивого наблюдения у сотрудника всё может буквально из рук валиться) – либо наоборот с чрезмерно повышенной (перед наблюдателями работник трудится без отдыха и перерывов – но долго поддерживать такой ритм работы он не в состоянии, и через несколько дней эффективность неизбежно упадёт).

Однако у метода есть и ряд серьёзных недостатков:

1. Необходим ответственный сотрудник, который не будет относиться к самофотографии формально и станет писать в бланк отчёта именно реальные данные, а не то, что, по его мнению, начальство хочет увидеть.
2. Метод пригоден именно для тех, для кого заполнение бланков и составление отчётов – часть обычной трудовой деятельности. Сложно представить, например, токаря, который каждые несколько минут будет отрываться от станка, чтобы записать в бланк наблюдения, сколько минут и секунд он потратил на выполнение очередной операции.
3. Руководство рискует получить фальшивый отчёт. Кто запретит работнику указать, что он в течение дня упорно трудился – а не пил кофе с коллегами и не общался с ними в курилке? Кроме того, самофотографирующий сотрудник может спокойно заниматься на работе личными делами, но потом указать в отчёте, что прилежно выполнял свои трудовые обязанности.

Особенности наблюдения за группой работников

В тех случаях, когда проводится ФРД для большой группы, конкретное название трудовых операций не фиксируется в карте. Производится лишь регистрация того, когда каждый из сотрудников находился в конкретном состоянии (работал, отдыхал и т.д.), а после суммируется общее время наблюдения и вычисляется, какое состояние преобладало в общем объеме хронометража.

В этом случае активно используются индексы, группировка сотрудников по типу исполняемых операций и дополнительные моменты, позволяющие обработать максимум информации о максимуме работников, занятых в конкретной области.

Цели применения

ФРД проводится со следующими целями:

• обнаружение непродуктивных потерь рабочего времени;
• установление их причин;
• разработка мероприятий, которые позволят усовершенствовать организацию труда;
• получение данных для того, чтобы на предприятии разработать нормативы использования рабочего времени (включая время на отдых, личные надобности) так, чтобы не страдала ни продуктивность работников, ни нормативы обслуживания;
• определение обстоятельств, мешающих рабочим исполнять имеющиеся нормы;
• определение возможности совмещения профессий и должностей, а также проведения многостаночной трудовой деятельности на производстве;
• получение данных для оптимизации схемы работы, организации системы производства и обслуживания рабочих мест.

Технология проведения

ФРД состоит из следующих этапов:

1. Подготовительный. Определяются цели наблюдения (выявление потерь времени работы, повышение эффективности использования смены, оптимизация технических процессов и т. д.). При этом определяется, будет ли ФРД использоваться открыто (с учётом возможных проблем с наблюдателями) или же результаты будут фиксироваться скрыто (трудовое законодательство не запрещает использование скрытых наблюдателей). На этом же этапе происходит и обучение наблюдателей – если они готовятся из числа специалистов, занятых на конкретном предприятии.
2. Само проведение хронометража. Наблюдатели (или сами сотрудники при проведении самофотографии) фиксируют, сколько времени на какие операции уходит. Для получения более объективных данных, ФРД должно проводиться на протяжении нескольких дней (непрерывно или же с определёнными, заранее установленными перерывами).
3. Обработка результатов. На этом этапе выделяются отдельные технические процессы, фиксируется время на их исполнение. После этого схожие элементы объединяются в группы и вычисляются средние результаты по ним.
4. Анализ. Группа, занимающаяся ФРД, определяет те затраты, которые серьёзно влияют на технический процесс.
5. Разработка механизма уменьшения потерь. Специалисты определяют, какие затраты объективно необходимы, какие нет, что необходимо предпринять для сокращения непродуктивных периодов рабочего времени.
6. Разработка новых нормативов для рабочего дня и коэффициентов использования трудового периода.
7. Утверждение руководством предприятия результатов, введение новых нормативов.

Как заполнять карточку ФРД

В карточку ФРД вносится следующая информация:

1. Время выполнения операций.
2. Тип исполняемых операций.
3. Продолжительность каждого из периодов.

Обычно при заполнении карточки используются индексы, коротко фиксирующие тип времени. Вот лишь часть их использования:

• ОВ – основное время работы.
• ПВ – время подготовительных операций.
• ОТ – обеденный перерыв, перерывы на текущие надобности (например, походы в туалет).
• НР – непроизводительная работа, перерывы на операции, не связанные с трудовыми обязанностями.
• ТП – потери рабочего времени по причинам, не связанным с деятельностью сотрудника (например, ожидание настройки оборудования, подвоза заготовок, заточки инструмента и т. д.).

Пример заполнения фотографии рабочего дня:

Образец заполнения самофотографии рабочего дня:

Какие данные не стоит вносить

В ФРД не имеет смысла включать:

• Задачи, связанные с конкретными обстоятельствами рабочего дня. Условно говоря: если на предприятие обрушился снежный заряд, и в связи с этим делом руководство мобилизовало всех, непосредственно не участвующих в технологическом процессе сотрудников, очищать от снега подъездные пути (чтобы можно было доставить сырьё и вывезти продукцию) – лучше на этот день отменить ФРД. Потому что в этом экстренном случае менеджеры отдела продаж и юрисконсульты могут взяться за лопаты, чтобы откопать рельсы и дороги – но это не значит, что это входит в их обязанности.
• Работы, связанные с непрофильными для предприятия задачами. Условно говоря: если в связи с приближающимся Новым годом сотрудников отеля направили наряжать ёлку перед его главным входом – эти работы не надо вносить в ФРД.

Задача ФРД – зафиксировать типичные и регулярно повторяющиеся рабочие задачи. Любые события, выходящие за рамки основной деятельности, лучше убрать из карточки или вообще не фиксировать, перенеся мероприятия на другой рабочий день – проходящий уже по стандартному графику.

Как оформляется окончательный отчет

В окончательном отчёте по ФРД фиксируется:

• промежутки времени, занятые конкретной трудовой деятельностью (с расшифровкой по виду работ – для чего могут использоваться индексы);
• промежутки простоя по вине работника;
• промежутки простоя, не зависящие от действий сотрудника;
• другая информация, необходимая для анализа эффективности использования рабочего времени.

Есть ли недостатки у методики

К сожалению, при всей своей эффективности у ФРД есть и серьёзные недостатки:

1. Затратность. Придётся либо нанимать на время отдельную группу наблюдателей, ведущих хронометраж рабочих процессов, либо временно освобождать от обязанностей часть своего персонала – либо добавлять на время проведения ФРД им в обязанности следить за коллегами. Поэтому даже преуспевающие компании вынуждены проводить хронометраж редко.
2. Трудоёмкость. Классический хронометраж, без которого объективные данные нельзя получить – это ведение буквально посекундной записи, когда рядом с сотрудником стоит человек и, пользуясь секундомером, заносит в бланк наблюдения данные. Это достаточно трудная работа, справиться с которой может не каждый.
3. «Эффект наблюдателя». Под наблюдением сотрудники склонны вести себя иначе, чем обычно. Да, они меньше станут пить чаи с коллегами или ходить в курилку – но не факт, что максимально эффективный темп работы они смогут поддерживать на протяжении хотя бы недели. Классический пример здесь – оптимизация работы кассиров в одной из сетей супермаркетов (название указывать не будем, чтобы это не выглядело антирекламой), проведённая в начале 2023 года. С помощью ФРД руководство выявило, сколько времени у кассира должно уходить на пробитие чека на товар – однако забыло, что хронометраж вёлся на современном оборудовании и у кассиров, которые знали о наблюдении и заранее подготовились, разложив товар близ кассы не в соответствии с требованиями мерчендайзеров, а эргономически. В результате были установлены нормы типа: «Не более … секунд на пробитие штучного товара» – забыв, например, что к штучному относятся подакцизные сигареты и алкоголь, штрих-код и QR-код на которых печатаются не слишком разборчиво для сканеров (из-за чего кассир вынужден по 2-3 раза сканировать одну пачку сигарет или даже, с согласия покупателя, срывать с неё целлофановую упаковку, искажающую сигнал сканера).
4. Трудность оценки. Если наблюдатель – посторонний сотрудник или нанятый со стороны по аутсорсингу человек, ему трудно определить, чем сейчас занят работник. Допустим, менеджер отдела продаж открыл на экране компьютера таблицу и уже пятнадцать минут подряд смотрит на неё, не двигая мышью и не нажимая клавиши– он анализирует данные или просто задумался о чём-то своём, глядя в монитор? Или он прямо сейчас вбивает какие-то цифры в окно интерфейса программы – он работает или делает вид перед наблюдателем?
5. Разные случаи, которые тоже трудно оценить со стороны. Допустим, слесарь-наладчик Петров на фабрике потратил 25 минут на обслуживание станка, а его коллега Иванов – только 15 минут. Значит ли это, что Петров работает хуже – или просто ему достался более сложный случай? Или при проведении ФРД в отелях: горничная Степанова потратила на уборку номера после клиента 40 минут, а горничная Сидорова – только 10 минут. Если не знать, что в номере, который убирала Сидорова, постояльцы были аккуратными, а в номере Степановой – нет, легко сделать ошибочный вывод о том, что время на уборку номера должно составлять именно 10 минут.

Одним словом: ФРД – хороший и эффективный метод в умелых руках, но считать его панацеей для решения всех проблем с неэффективно используемым рабочим временем не стоит.